In het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?

Inmiddels zijn er legio digitale oplossingen om acties bij te houden. Denk aan apps als Wunderlist, Evernote, Todoist et cetera. Zakelijk gezien kom ik vooral Outlook taken en Siebel activiteiten tegen.

Ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt ze willen jou helpen, maar je moet ze wel slim vullen.

Geheim goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 1

Creëer je één oog opslag

Een actielijst werkt het fijnste als je direct ziet wat je moet doen. Voer je acties zo op dat je ook na een paar dagen weer direct ziet wat je wilde doen en of een taak groot of klein is. Even checken is zo gedaan, maar afspraken uitwerken, iets opstellen, wijzigen of reviewen zijn toch vaak grotere klussen waarvan je maar een paar op een dag kunt handelen en dus slim moet plannen

Outlook taken:
Zet in je taakregel naast onderwerp altijd een werkwoord, dat is je actie.
Vul aan met relevante info (bijvoorbeeld contactpersoon, telefoonnummer).
Werk met herkenbare afkortingen.
Gebruik eventueel Urgentie en categorie om makkelijk te sorteren.
Voeg evt. e-mails toe en andere achtergrondinformatie.

Voorbeeld: Check start PEP training | Jolanda (06-123456789)
In plaats van: PEP training

Siebel:
Het veld type en beschrijving geven je de meeste informatie over de aard en zwaarte van de actie.
Gebruik het type van de activiteit zo specifiek mogelijk, vermijd type algemeen.
In beschrijving geef je in 3-4 woorden de kern aan, vermijd variatie in schrijfstijl.

Voorbeeld: ene keer OVK andere keer Ovk, of ovk.

Geef in opmerking niet alleen aan wat je gedaan hebt, maar vooral wat je moet doen.

Wat is de kwaliteit van je actielijst

Wellicht is je actielijst onnodig lang. Bijvoorbeeld omdat iemand een actie per ongeluk op jouw naam heeft gezet, of omdat je ooit de intentie had om iets op te pakken maar nu niet meer van toepassing is. Loop met regelmaat door je lijst om de kwaliteit hoog te houden.

Persoonlijke lijst (Outlook en Siebel):
Kijk iedere week voor de komende week of iedere maand voor de komende maand welke acties nog actueel zijn of sluit ze af. Wil je een actie wel bewaren maar niet meer regelmatig in beeld? Zet dan de datum op b.v. 31-12-2016 (outlook taken kan ook ‘geen’ datum). Als de actie/idee weer actueel wordt kun je de datum weer aanpassen.

Groeps lijst (Siebel):
Zeker in een groepslijst met veel acties is het waardevol aan het begin van de dag de kwaliteit te checken. Hoort de actie op deze groep? Is het type goed gevuld? Is de datum/urgentie goed ingeschat? (zie ook ‘wat wil je vandaag zien’).

Wat wil je vandaag zien?

Ken je die zwarte datum mappen nog? Daarin agendeerde men de binnengekomen stukken en legde ze op de dag dat men ze moest afhandelen. Een digitale actielijst werkt eigenlijk hetzelfde.
Bepaal iedere keer wat de meest gewenste/realistische startdatum is. Heb je op vandaag alleen die acties staan die je ook echt wilt doen, dan is aan het einde van de dag je startpagina leeg. Zo krijg je weer het fijne gevoel dat alles is ‘doorgestreept’.

Outlook taken:
Deze lijst vul je zelf en pas je zelf aan. De begin- en einddatum kun je vaak gelijk houden. Je doet een actie, of je doet hem niet. Geef je jezelf een week de tijd dan is de neiging tot uitstel ook groter. Verwacht je in deze week een reactie? Zet de taak dan op de dag dat je wilt bellen/mailen wat de status is. Komt de reactie eerder binnen dan vind je de taak snel weer terug via zoeken in outlook taken.

Siebel:
Een deel van de activiteiten heb je zelf opgevoerd. Omdat je iets aan de klant beloofd hebt (afspraak, terugbellen, uitwerken offerte) of omdat je verwacht er dan mee aan de slag te kunnen (rappel, bepaalde vervolg acties). Een ander deel wordt om dezelfde reden door anderen opgevoerd, of automatisch opgeladen uit de database. Zo word je nog wel eens verrast met te veel acties op je startpagina. Begin en eindig je dag met het actualiseren van je startpagina.

Opgeladen uit database: Deze activiteiten hebben vaak een snelle begindatum maar een einddatum die enkele weken verder ligt. Vooral bedoeld om jou de tijd te geven hem de komende weken in te plannen. Als je weet dat je hem volgende week gaat oppakken, pas dan de startdatum aan naar de dag dat je hem gaat doen (einddatum op originele zetten). Zo blijft jouw startpagina overzichtelijk en komt hij op het gewenste moment weer naar boven.

Met een overzichtelijke actielijst verlies je minder tijd door continu te zoeken met je ogen en heb je een goede basis om een realistische agenda planning te maken.
Volgende maand gaan we nog verder in op; slim bundelen, maak gebruik van filters, wat komt er nog aan.

Veel werkplezier!