Tag archieven: OneNote

tabellen maken OneNote

OneNote tabellen maken en aanpassen

Meer overzicht in OneNote met tabellen

Met tabellen maak je de teksten veel overzichtelijker. Denk aan opsommingen met naam-telefoonnummer of sjablonen voor de agenda van een overleg, actielijsten etc. Met deze korte uitleg kun jij ook eenvoudig in OneNote tabellen maken en aanpassen.
Als je eerst nog even wilt oefenen maak dan een nieuwe pagina aan. Die kun je later alsnog verplaatsen / kopiëren of verwijderen.

Maak een tabel in OneNote

In de basis werkt tabellen in OneNote hetzelfde als in Word, Power Point en Outlook mail.

tabellen maken OneNote

Via het tabblad invoegen kies je tabel en selecteer je het aantal rijen en kolommen. Laat de selectie los en je tabel is gemaakt.

Een leuke variant is dat OneNote automatisch een tabel maakt als je na het eerste getypte woord de tabtoets gebruikt. Zolang je de tabtoets blijft intoetsen maakt hij er kolommen bij. Zodra je bij de laatste kolom een enter geeft maakt hij een nieuwe rij.

Aanpassen van tabellen in OneNote

Zodra je met je muis in de tabel klikt komt er bovenaan je scherm in het lint het tabblad hulpmiddel voor tabellen bij. Hier heb je alle functies om de tabel aan ta passen.
Je krijgt deze functies ook als je met de rechtermuisknop in de tabel klikt en kiest voor tabel.

tabellen aanpassen OneNote
Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen vormen de basis van een OneNote notitieblok.

In de ouderwetse multomap was het handig om de vele pagina’s te scheiden met tabbladen. Ieder tabblad had zijn eigen onderwerp en met een handig kleurtje vond je het ook snel terug. De meest gebruikte onderwerpen deed je bovenaan in de klapper, de rest kon wat verder naar beneden.

Dat is precies hoe OneNote ook werkt. Alleen heet het hier Secties. En omdat het digitaal is werkt het nog veel vriendelijker ook. Je kunt namelijk makkelijk secties en sectiegroepen in OneNote van links naar rechts slepen, naar een ander notitieblok slepen, andere kleuren geven en nog veel meer.

Snel een nieuwe sectie maken:
Klik op het plusje en je krijgt gelijk een nieuwe sectie die je een naam kunt geven. Onder je sectie hang je de pagina’s.

Uitgebreide functies:
Klik je met rechts op een sectie dan krijg je een helpmenu met alle opties voor secties. Eigenlijk spreken ze allemaal voor zich.

Sectiegroep:
Een sectiegroep kan handig zijn als je bijvoorbeeld oudere secties wilt opruimen zonder dat je ze al wilt weggooien. Maak in dat geval een sectiegroep ‘oude versies’ of ‘2018’ en sleep de betreffende secties daarin. De onderliggende pagina’s verhuizen gelijk mee.

Te veel secties?
Regelmatig zie ik notitieblokken met heel veel secties (tabbladen van je multomap) met maar 1 pagina onder de sectie. Eigenlijk wordt je multomap dan dik van de tabbladen. Kijk dan eerst of je de pagina’s van een aantal tabbladen kunt samenvoegen. Denk maar eens aan je structuur van ‘alle ballen in de lucht‘.
Bijvoorbeeld Sectie: Bila’s in plaats van per persoon een sectie, Sectie: Team in plaats van sectie over teamleden, rooster, vakantieplanning etc.

Klap je links je notitieblok open dan zie je daar dezelfde structuur van je secties. Handig als je veel moet slepen.


mailbox de baas

Mailbox de baas

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

mailbox de baas

Met 15-30 mailtjes per dag heb je al snel een 4-5 uur per week nodig om overzicht te houden, te beantwoorden, op te ruimen. En dan blijven er nog steeds een aantal over waar je écht even rustig voor moet gaan zitten, of een paar uur ‘werktijd’ voor moet plannen. En dan ben jij niet de enige die onbedoeld ook nog dubbel werk doet door dezelfde e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat je hem écht hebt opgeruimd of weggegooid. Kortom, heb jij ook het gevoel dat je geleefd wordt door de e-mail? Door het 1 keer goed aan te pakken en op te ruimen heb je daarna alleen nog een handige methode nodig om het vast te houden.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klanten/projectsysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete of archiveer; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zorg dat je mail met een actie op 1 pagina staat. Heb je toch meer mail waar nog een actie op zit? Werk dan met Outlook taken / To Do zodat je de mail uit je inbox kunt halen.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook met mappen van wel meer dan 30 onderwerpen met daaronder sub mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De mail AVG gevoelig is, dan hoort hij zeker in een klantsysteem
  • De mail voor anderen ook belangrijk is, dan hoort hij in een klant- projectsysteem of shareomgeving.
  • De inhoud of bijlage van de e-mail al ergens staat (intranet, netwerkschijf, systeem)
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (de vergadering staat in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken. In de NEW Outlook kun je zelfs gelijk zoeken in Bestanden en Teams.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Chat: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot; én bron van ergernis. 
Bedenk of jouw antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Heeft niet iedereen uit de lijst jouw mail nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet, met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus
    ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren krijg je waarschijnlijk ook op allemaal een antwoordt.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat
    écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo
    heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub
    archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop of Poll :

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!

Pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote

OneNote is een heerlijk hulpmiddel om je info in weg te schrijven of te delen met anderen. Je kunt makkelijk een pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote.
Klik je op ‘+ pagina toevoegen’ dan komt hij automatisch onderaan de lijst met pagina’s te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de plek waar jij hem wilt hebben.

Je kunt ook gelijk de pagina op de juiste plek tussenvoegen zodat je niet meer hoeft te slepen. Zweef met je muis over de pagina’s en je ziet voor de pagina’s een blokje met een ‘+’ en een zwarte lijn verschijnen. Op de plek waar je dan op het blokje met ‘+’ klikt wordt de nieuwe pagina tussengevoegd.

Pagina aanmaken of tussenvoegen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips