Categoriearchief: Outlook e-mail

mail markeren als gelezen

Mail als gelezen markeren?

Bij de standaard Outlook instellingen zal hij je mail als gelezen markeren zodra je de mail hebt aangeklikt en in het leesvenster hebt bekeken. Ook als je met de pijltjestoets door je maillijst loopt (ipv muis). Zeker als je bij de afhandeling van mail de focus legt op ongelezen e-mail kun je onbedoeld iets belangrijks missen.

met Ctrl + U  markeer je hem weer als ongelezen (unread)
met Ctrl + Q markeer je hem als gelezen.

Komt het vaak voor? zet dan een tijdvertraging op het markeren als gelezen.
Wil je hem altijd handmatig op gelezen zetten? Zet dan alleen het onderste vinkje aan en de rest uit.

Ga naar tabblad beeld/ leesvenster/ opties

Zet het middelste vinkje uit en de bovenste aan met een vertraging van bijvoorbeeld 15 seconden. Meestal heb je dan je e-mail gelezen en kun je hem archiveren, verwijderen of een taak van maken.

Je kunt natuurlijk ook onder het tabblad beeld/leesvenster het leesvenster uitzetten.

mail markeren als gelezen

tijdvertraging op ‘gelezen’ markering

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail later bezorgen

E-mail later laten bezorgen

Met het thuiswerken zie je ook dat iedereen flexibeler werkt. Soms is het fijn om in de avond nog wat mail te verwerken zodat je de volgende ochtend wat later kunt starten en de kids op gang kunt helpen. Toch wil je jouw collega’s zich niet verplicht voelen om ook in de avond te werken. Je kunt de e-mail later laten bezorgen, bijvoorbeeld de volgende ochtend.

E-mail later laten bezorgen in Outlook desktop app

Zodra je een nieuwe mail hebt opgesteld kun je instellen wanneer je deze wilt laten bezorgen.

  • Klik in Tabblad opties op Bezorging uitstellen
  • In het pop/up scherm vink je aan niet bezorgen voor en geef je de gewenste datum en tijd op.

Je mail wordt op het door jou gewenste moment verzonden, maar de ontvanger ziet wel dat je hem op een eerder tijdstip had opgesteld.

e-mail later bezorgen
bezorging e-mail inplannen

E-mail later laten bezorgen in Outlook online

Deze optie is ook in Outlook online beschikbaar. Zodra je de mail hebt getypt kun je bij verzenden een submenu openen en kies je voor later verzenden. In het pop-up scherm stel je handig de gewenste datum en tijd in.

Met deze optie blijven jullie allemaal flexibel in je werktijden zonder dat je onnodige druk legt op je collega’s. Zeker in de tijd van veel thuiswerken en meer flexibilisering wordt het steeds waardevoller om te kijken hoe en wanneer je met elkaar wilt samenwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

slim-email gebruik

E-mail afhandelen zonder muis

e-mail

Snel je e-mail afhandelen op je laptop

Steeds meer mensen werken met een laptop. Niet iedereen heeft dan een muis bij de hand.
Werken met een trackpad vertraagt vaak meer dan je denkt. De functietoetsen van een toetsenbord is dan een snelste alternatief voor de muis. Ook als je met een vaste muis werkt zal je merken dat de sneltoetsen tijdwinst opleveren.

Selecteer met pijltjestoets de te beantwoorden mail
– Ctrl + R (Reply)= Beantwoorden
– Ctrl + Shift + R = allen beantwoorden
– Ctrl + F (Forward) = Doorsturen
Zodra je mail klaar is kun je deze met Ctrl + enter verzenden.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

onderwerp regel e-mail

Onderwerp mail aanpassen voor je archiveert

onderwerp mail aanpassen

Onderwerp ontvangen e-mail aanpassen

Onderwerp mail ontbreekt of onduidelijk?

Je kent dat wel, die mailtjes met ‘afspraak’ of zelfs blanco onderwerp regel.
Soms sturen mensen de mail weer naar zichzelf met het juiste onderwerp zodat ze hem later makkelijker kunnen terugvinden.

Gelukkig kun je het onderwerp makkelijk aanpassen. Lijkt even vreemd omdat het een van de weinige velden is die grijs blijft.

Zo pas je onderwerp mail aan:

– open de ontvangen mail
– klik in de onderwerp regel (bij de oude Outlook versies grijs, maar wel te wijzigen)
– typ het gewenste onderwerp
– sluit af met kruisje rechtsboven

Doe je dit voor de eerste keer bij een nieuwe Outlook versie, dan lijkt het dat je het niet kunt aanpassen. Het bovenste deel van de e-mail staat echter nog ‘ingeklapt’.
Helemaal rechts naast het onderwerp zie je een uitklap pijltje, klik hier op en daarna kun je de regel wel aanpassen.

Voor meer mensen interessant? Deel deze tip dan via facebook of linked-in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

E-mail opslaan in verkenner of CRM

Wil je de E-mail opslaan in verkenner of CRM systeem?

Soms is de inhoud van de e-mail zo belangrijk dat je hem wilt bewaren op een plek waar hij voor iedereen toegankelijk blijft.
Bijvoorbeeld in een gezamenlijke map in de verkenner of in een CRM systeem als je de e-mail bij een specifieke klant wilt bewaren. Wil je e-mail opslaan in Siebel (CRM systeem) dan moet je de e-mail eerst op het bureaublad of in de verkenner plaatsen.

Tip! gebruik een vaste map (bv. opslaan in Siebel) voor e-mails die je later in Siebel wilt koppelen en sorteer deze map op datum aflopend. Dan staat de laatst te koppelen e-mail bovenaan.

Eén e-mail opslaan in verkenner
– selecteer de gewenste mail
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de doelmap in de verkenner
– pas eventueel de naam aan
Tip! zet veel gebruikte mappen in de favorieten van de verkenner

verkenner e-mail opslaan

 

 

 

 

 

 

 

Meerdere e-mails in zelfde map opslaan
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de map in de verkenner

E-mail slepen naar gewenste map
Heb je 2 beeldschermen en veel opschoon werk?
– selecteer de doelmap in de verkenner
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails voor 1 doelmap
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep ze allemaal naar de doelmap

E-mail tijdelijk verplaatsen naar bureaublad (bv voor koppeling in CRM systeem)
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep naar de button bureaublad (F12 kan ook)
– wacht tot het bureaublad opent en laat ze los op een vrije plaats Tip! zet tijdelijke mail rechts op het bureaublad zodat je na koppeling in het CRM systeem makkelijk kunt verwijderen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips