Waar bewaar ik alles?

In het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar (CRM/ERP systemen). Denk aan Siebel, SAP,  zaaksystemen etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren op de verschillende kolommen. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. Zo voldoe je ook makkelijker aan de AGV-wetgeving. De 1^e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Naast de ‘CRM/ERP systemen’ is er vaak een algemene bedrijfssite en/of meerdere projectensites. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk. Als je dan nog binnen zo’n ‘groep’ informatie wilt delen kan dat makkelijk via een hyperlink naar de site of een artikel/document. Dan hoef je geen ‘hardcopy’ meer zelf te bewaren.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Algemene of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, specifieke sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een Sharepointpagina of Teamssite. Dan is de continuïteit geborgd én kun je makkelijk samenwerken. Scheelt ook de nodige interrupties als ze jou niet hoeven te vragen om info.

Werk je nog graag via de Verkenner? Synchroniseer dan enkele veel gebruikte mappen van Sharepoint- Teamssites met je verkenner. Veelgebruikte bestanden pin je weer aan de taakbalk.

Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen OneDrive of in Outlook mappen zetten. Ben je ervan bewust dat als jij het bedrijf verlaat, de persoonlijke mappen (OneDrive, Outlook) ook verdwijnen.

Samenwerken is delen.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

• Zoeken in start menu
• Zoeken in verkenner
• Zoeken in Outlook e-mail
• Zoeken in Outlook agenda

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!