Aware Consultancy & Coaching

Tag archieven: outlook taken

Zoeken in outlook taken

Net als het zoeken in e-mail en agenda kun je ook zoeken in outlook taken

Ga naar het totaal overzicht van je takenlijst (CTRL +4) en klik rechtsboven in het zoekveld of type CTLR+E. Net als bij je mail en agenda verschijnt het extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’.

Vaak vind je de taak al door een zoekwoord op te geven.
Heb je nog te veel hits, verfijn je zoeken dan met een van de knoppen.
bijvoorbeeld: categorie, urgentie, wanneer je voor het laatst gewijzigd hebt (periode).

Onder de knop ‘meer’ vind je nog een lijst met veel voorkomende zoekcriteria.
Bijvoorbeeld onderwerp regel, bijlage etc.
Zodra je een criteria toevoegt uit de lijst ‘meer’ komt er een extra zoekveld waar je jouw gegevens kunt invullen.
Dit zoekveld blijft ook voor latere zoekacties staan tot je hem weer met het kruisje verwijderd.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Dit bericht werd geplaatst in Taken, Tips en getagged met outlook taken, outlook tips, slimmer werken, sneltoetsen op 27 januari 2016 door Jolanda.

Outlook taak begin en einddatum

In een nieuw aangemaakte Outlook taak staat de begin en einddatum standaard op de dag dat je de nieuwe taak aanmaakt.
Zet de begindatum op de dag dat je de taak wilt doen.
Als je de takenlijst dan op begindatum sorteert, zie je welke taken je vandaag, morgen, volgende week etc. kunt oppakken.
Zet de einddatum op de dag dat je het af wilt hebben. Veelal is de taak een handeling en wil je het op de begindatum ook echt doen. Houd in dat geval de einddatum gelijk aan de begindatum.

Sommige acties wil je wel bewaren, maar kun je geen specifieke datum aan koppelen.
Bijvoorbeeld een notitie die je dagelijks nodig kunt hebben. Kies dan voor begin- en einddatum ‘geen’.
Heb je een idee die je ergens dit jaar wilt doen maar nog geen deadlines voor hebt?
Zet deze op een vaste dag in het jaar. Bijvoorbeeld 31-12.

Kortom begin- en einddatum van je Outlook taak goed vullen helpt je beter te prioriteren.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Dit bericht werd geplaatst in Taken, Tips en getagged met outlook taken, Prioriteren op 27 januari 2016 door Jolanda.

Ja tegen het een is nee zeggen tegen het ander

Onlangs sprak ik Tom en vroeg hoe het beviel op zijn werk. ‘Het werk vind ik erg leuk, maar het is wel druk en hectisch’ vertelde hij. ‘Ik maak iedere week een indeling van mijn belangrijkste klussen voor die week maar ik denk dat ik er mee stop. Zonde van mijn tijd want het loopt vanaf de eerste dag al anders en ben alleen maar aan het verschuiven’.

Uit interesse vroeg ik verder door. Hoe komt het dat het zo anders loopt? Mis je essentiële taken in je planning, schat je de tijd verkeerd in, vind je het lastig om de goede volgorde te bepalen of speelt er nog iets anders?

Hm, zegt Tom, ik denk dat ik wel de juiste dingen heb gepland. Soms duurt een taak iets langer dan gedacht, maar meestal zit het wel goed. Ik hou ook iedere dag wel wat ruimte over voor bijzondere dingen, maar er lijkt steeds meer tussendoor te komen.

Nu ik erover nadenk merk ik dat ik alles aanneem en het lastig vind om nee te zeggen.

5 denkpatronen waarin je de balans in ja en nee zeggen terug kunt vinden

Klanten gaan bij mij altijd voor, daar verdienen we het geld

Absoluut waar dat een goede klantbediening loont. Maar als je een gesprek met die ene klant voor laat gaan, wat blijft er dan liggen? Vaak is het dan de uitwerking van een ander klantdossier dat ergens in je takenlijst of agenda staat. Eigenlijk kies je dan tussen 2 klanten. Welke heeft op dat moment een hogere toegevoegde waarde? Meestal de uitwerking van een dossier. In die klant heb je al tijd geïnvesteerd en dat gaat pas lonen als je de uitwerking ook op orde hebt.

Hoe urgent is deze nieuwe klantafspraak als je de vorige nog niet hebt afgerond?

Ik vind het zelf ook fijn als een ander mij helpt

Het fijne van samenwerken in een team is dat je elkaar kunt helpen als het even spaak loopt. Die flexibiliteit blijft altijd waardevol. Natuurlijk los je kleine korte vragen direct samen op. Voor incidenten is het goed om voor elkaar klaar te staan. Maar wat als het een patroon wordt dat je altijd eerst een ander helpt en zelf in het nauw komt? Als je altijd ja zegt tegen een ander, zeg je nee tegen je eigen werk of privé leven.
Doorbreek patronen met bijvoorbeeld:

Ik merk dat je vaak op het laatste moment iets vraagt, nu pak ik het nog een keer op, maar hoe voorkomen we dit een volgende keer zodat ik zelf niet in de knel kom?

Als mijn manager iets vraagt is dat altijd belangrijk

Laten we aannemen dat je manager geen onnodige acties vraagt. Dus ja het is belangrijk, maar is het ook altijd urgent? Alleen jij kunt inschatten hoe de urgentie is ten opzichte van de andere taken die je die dag wilde doen. In een open arbeidsrelatie mag je ook hier de kritische vraag stellen:

Wat maakt dat dit spoed is geworden? Of

Wat is de uiterste deadline?

Het overvalt me en heb het dan al aangenomen

De vragen komen soms uit zo’n onverwachte hoek, en je ziet er zelf ook het belang van in. Voor je het in de gaten hebt ben je eigenaar van een ‘probleem’ wat eigenlijk niet bij jou hoorde. Train jezelf om iets meer tijd te kopen voor je een besluit neemt. Raadpleeg eerst je agenda en actie-/ takenlijst om een goede afweging te maken.

Als ik dit aanneem, wat gaat er dan schuiven?

Er ligt zoveel werk, wat maakt het dan nog uit

Met een hoge werkvoorraad is het juist waardevol om prioriteiten te stellen voor de meest urgente taken. Wees dan extra zuinig op je tijd in de ochtend om je de echte ‘moetjes’ weg te werken, dan kun je in de middag weer iets flexibeler zijn.

Zeg ja met een alternatief: kom vanmiddag terug, dan maak ik tijd voor je

Dagelijks komen legio voorbeelden langs waarin je een besluit moet nemen. Hoewel nee zeggen niet altijd makkelijk is betekent het ook dat je duidelijke keuzes maakt en prioriteiten stelt. Als je de neiging hebt om overal ja op te zeggen, stel jezelf dan altijd de vraag: als ik hiervoor kies, waartegen zeg ik dan nee?

Als je ja zegt tegen alles wat er langs komt, zeg je nee tegen alles wat er ligt.

Dit bericht werd geplaatst in Artikelen en getagged met ad-hoc, agenda planning, beslissen, bijsturen, nee zeggen, outlook agenda, outlook taken, Prioriteren, samen werken, verstoringen, weergave agenda op 28 oktober 2015 door Jolanda.

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

De huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen.

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties: “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

Dit bericht werd geplaatst in Artikelen en getagged met afgeleid, comminicatie, concentratie, doelen, druk in je hoofd, e-mail afhandelen, outlook taken, rustig werken, samen werken, slimmer werken, verstoringen op 5 maart 2015 door Jolanda.

Makkelijker prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.

Dit bericht werd geplaatst in Artikelen en getagged met doelen, efficient werken, jaarplan, outlook agenda, outlook taken, plan do check act, Prioriteren, restulaat op 23 april 2014 door Jolanda.

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen? Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt. Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

Van een mail een taak met e-mail in de bijlage maken:

Ga op de mail staan
Klik op de knop onder snelle stappen (Taak met bijlage) óf
klik met rechts op de mail,
=> “Oude” Outlook: snelle stappen => taak met bijlage
=> NEW Outlook: geavanceerde acties => taak maken

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

2e optie in Outlook New

In de nieuwe en online Outlook kun je ook de To Do lijst als overlay in beeld zetten naast je mailbox. Daarna sleep je de mail naar de To Do. Klik nog even met rechts op de taak om een goede datum toe te voegen.
LET OP: Klik nog even met rechts op de taak om hem een goede datum en juiste naam (actie) te geven.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Dit bericht werd geplaatst in Taken, Tips en getagged met Efficient e-mail verwerken, outlook taken, outlook tips, overzicht creëren op 23 september 2013 door Jolanda.

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap. Met de functie snelle stappen maak je zelf een knop in Outlook. Zodra je op die knop drukt gaat Outlook doen wat jij eenmalig hebt opgegeven. Zowel in de NEW Outlook als in de “Oude” Outlook zit deze functie.

“Oude” Outlook: snelle stap taak maken:

In tabblad Start is de groep Snelle stappen.
Scroll naar de optie ‘Nieuwe snelle stap’ en kies voor ‘aangepast’.
Selecteer bij acties: een taak met bijlage maken.
voeg eventueel nog andere stappen toe (mail markeren als gelezen, verplaatsen naar Archief).
De Naam is automatisch ‘Taak met bijlage’, ofwel, een kopie van de mail als bijlage in de taak.

Vanaf nu staat de knop ‘Taak met bijlage’ in je lijstje met snelle stappen en kun je die gebruiken.

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

NEW Outlook: snelle stap Taak maken

Ga in het tabblad Start naar het groepje ‘snelle stappen’.
kies voor ‘Snelle stappen beheren’. Je komt dan bij Instellingen, e-mail, Snelle stappen.
klik op + om een nieuwe te maken.
Geen een naam op b.v. Taak met mail.
Selecteer de actie Taak maken.
Voeg eventueel andere acties (markeren als gelezen, verplaatsen naar).

Ook nu komt de knop in je start menu te staan, of als je met rechts op een mail klikt. Outlook maakt altijd een kopie van de e-mail. Je kunt het origineel dus daarna verwijderen of in een andere toepassing archiveren.