Categoriearchief: Tips

e-mail sjabloon

E-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team veel standaard e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs al standaard bijlages in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met bijlagen en jouw eigen handtekening. Hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

E-mail sjabloon maken

Type de gewenste tekst in de e-mail en verwijder je handtekening en alle witte regels onderaan.
Voeg eventuele bijlagen en hyperlinks toe.
Kies bestand opslaan als zodat je in de verkenner komt.
Selecteer bij opslaan als het type Outlook sjabloon (*.oft)
Selecteer nu de gewenste locatie.

Tip: kies een locatie waar je collega’s ook bij kunnen. Dan staat alles op 1 vaste plek en zijn aanpassingen voor iedereen toegankelijk.
e-mail sjabloon

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

handtekening outlook

Handtekening in Outlook

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekeningen voor externe e-mail. Stuur jij 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

In de desktopversie van Outlook kun je meerdere handtekeningen maken. Daarnaast kun je instellen welke handtekening Outlook automatisch gebruikt voor een nieuwe e-mail en welke voor het beantwoorden van e-mail. Bij het versturen van de mail kun je nog selecteren welke handtekening je dan wilt gebruiken.

In de Online versie van Outlook kun je maar 1 handtekening toevoegen. Wel kun je aangeven of je die voor nieuwe mail en/of beantwoorden van e-mail wilt gebruiken.

Stuur jij 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in.

Verder kan het voor parttimers handig zijn om de dagen dat je bereikbaar bent onder je handtekening te plaatsen.

Handtekeningen maken Desktopversie

Ga naar Bestand, opties, e-mail en de knop handtekening.
Klik op nieuw en type een herkenbare handtekeningnaam.
Vul onder in het grote vlak je gewenste handtekening.

TIP! Vaak zijn er voorbeelden beschikbaar of hebben je collega’s al goede handtekeningen.
Kopieer deze en pas je tekst aan, scheelt je veel opmaak werk.

Vul rechts in het scherm in welke handtekening je voor nieuwe berichten wilt en welke voor antwoorden/doorgestuurde berichten.

Handtekening invoegen/veranderen

Open een nieuwe e-mail, klik op tabblad invoegen, handtekening en selecteer de gewenste. De vorige handtekening wordt nu automatisch vervangen door de nieuw geselecteerde.
Tip! onderaan het lijstje staat ook handtekeningen daarmee ga je rechtstreeks naar het menu om je standaard instellingen voor je handtekeningen aan te passen.

handtekening outlook

Handtekening maken Online versie:

Ga naar instellingen (wieltje rechts boven aan)
Klik op alle outlook instellingen
Ga naar e-mail en Opstellen en beantwoorden

Vul hier je e-mail gegevens of kopieer ze uit een verzonden e-mail.
Nu hoef je alleen nog maar aan te vinken of je ze automatisch wilt toevoegen aan nieuwe en/of doorgestuurde e-mail.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Automatisch aanvullen tekst

Automatisch aanvullen van tekst

Automatisch aanvullen van veel gebruikte woorden en zinnen

Heb je standaard zinnen die je vaak gebruikt in de afsluiting van een mail of brief?
Je kunt zelf een korte code maken voor het automatisch aanvullen van de tekst. Ook handig voor vaktermen, functienamen of specifieke woorden waar je vaak een typefout in maakt.

Maken in Word, Excel, OneNote:

Ga naar Bestand, Opties, Controle en kies voor Auto Correctie Opties.

In Outlook ga je naar Bestand, Opties, E-mail, Spelling en dan naar Auto Correctie opties.

Automatisch aanvullen tekst

Tips:

  • Een code bestaat uit 1 woord of afkorting die voor jou logisch is
  • Begin de code met een teken b.v. #acc vervangen voor Aware Consultancy & Coaching. Dit voorkomt dat woorden die met acc beginnen gelijk vervangen worden door Aware Consultancy & Coaching én je eigen codes staan boven aan in de lijst.
  • Langere zinnen of tekstblokken met speciale opmaak kun je beter eerst typen in Word, dan selecteren en dan via Bestand, Opties, Controle, autocorrectie toevoegen. De gewenste tekst staat dan al standaard in het vak ‘door’ en hoef je alleen nog de code mee te geven.
  • Eigen gemaakte codes vind je weer terug in de lijst. Je kunt ze wel verwijderen en opnieuw maken, niet aanpassen.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken Windows start menu

Snel vinden met zoeken Windows startmenu

Vindt sneller met zoeken Windows startmenu

De hoeveelheid informatie groeit zo sterk dat het steeds belangrijker wordt om slim te leren zoeken. Wellicht gebruik je al het zoeken in de verkenner, uitgebreid zoeken in Outlook e-mail en agenda. Maar kende je het zoeken via het startmenu al?

Met dit hulpmiddel zoek je in een klap in heel je computer en worden de hits in groepen weer gegeven.

  • Klik op de Windows start knop
  • Type je zoekwoord zonder enter te drukken
  • Nu zoekt Windows in de hele computer. Als je wel op enter klikt gaat Windows gelijk verder zoeken in de verkenner.

zoeken Windows startmenu

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Windows verkenner

Bespaar tijd door slimmer te zoeken windows verkenner

Leer slim zoeken Windows Verkenner

Veel afdelingsschijven of team mappen zijn erg groot. Dan zoek, klik en scrol je soms al enkele minuten en nog steeds niet gevonden wat je zocht. Zoeken met je over en klikken met de muis kost meer energie dan je af en toe denkt. Laat het systeem voor je werken en leer stap voor stap slimmer te zoeken.

  • Rechtsboven zie je een zoekscherm die zoekt in de door jou geselecteerde map
  • Type je zoekwoord of woorden in
  • Krijg je teveel hits? verklein dan je zoek actie door een van de beschikbare zoekfilters toe te voegen, bijvoorbeeld ‘gewijzigd op’.
  • Selecteer de datum of periode waarbinnen je wilt zoeken.
  • Krijg je nog niet wat je zocht? Dan staat het vast in een andere map. Vergroot je zoekbereik door onder aan de gevonden items te klikken op ‘aangepast’.
  • In het pop-up menu kun je de mappen selecteren waarin de verkenner moet zoeken.
  • Onder de gevonden items staat ook het pad naar de gevonden map. Handig voor de volgende keer.

Zoeken Windows verkenner

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Yammer meldingen

Yammer meldingen beheren

Alles en iedereen vraagt tegenwoordig aandacht. Veel bedrijven gebruiken Yammer om waardevolle kennis en informatie te delen. Maar of je iedere dag a la minuut erop in moet springen is natuurlijk wel de vraag.

Zo beheer je de meldingen in Yammer zodat je niet overstelpt wordt.

Yammer meldingen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

hyperlink naar document

Hyperlink naar document

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar document te delen:

Heb je een document waar je samen met je collega’s in wilt werken? Bijvoorbeeld verlofplanning, actielijst bijwerken, review op een document etc.?

De snelste route lijkt dan om het document naar je collega’s te mailen met verzoek om het ingevuld of met opmerkingen terug te sturen. Vervolgens gaat ieder op zijn eigen moment aan de slag, slaan het weer op in een mapje en sturen het via e-mail naar je terug.
Daarna moet jij er weer 1 mooi totaal document van maken. Achteraf blijkt het je toch veel tijd te kosten.

De slimste manier om samen te werken is het linkje naar het document mailen met verzoek om voor bepaalde datum hun feedback te verwerken.

OneDrive of Sharepoint:
Staat het documenten in OneDrive of Sharepoint? Dan is het makkelijk om vanuit die plek een document te delen of de URL te kopiëren en plakken in de mail. Check wel of je ontvanger inderdaad al toegang heeft, anders moet je dat nog even regelen.

Zo maak je een hyperlink naar document in de verkenner:

hyperlink naar document

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

link naar map

Hyperlink naar map

Slimmer samenwerken door een hyperlink naar map te delen:

Bij veel bedrijven is de mappen structuur op het netwerk ofwel in de verkenner vrij groot. Het kost dan ook tijd om de juiste map te vinden. Zeker als je er zelf niet vaak hoeft te zijn. Om het elkaar makkelijker te maken worden de documenten dan maar gemaild zoals de vergaderstukken van een overleg of projectdocumenten die je moet doornemen. Maar waar laat je het dan weer? Een extra map erbij om het in op te slaan maakt het alleen maar onoverzichtelijk. Stuur dan in plaats van de documenten een hyperlink naar map met benodigde documenten.

Zo maak je een hyperlink naar map:

Selecteer het woord in je tekst waarop je de hyperlink wilt maken.
Kies op tabblad invoegen, hyperlink (of Sneltoets CTRL+K)
Klik op icoon van een map en blader naar de gewenste map
Kies OK

Nu heb je een hyperlink naar map gemaakt. Zou je een document selecteren in de betreffende map, dan heb je een hyperlink naar document gemaakt.

Je kunt ook eerst het pad van de map selecteren zoals hieronder in het plaatje is weergegeven.

hyperlink naar map

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

internet pagina opstarten

Internet pagina opstarten

Webpagina’s automatisch opstarten

Steeds meer bedrijven zetten belangrijke informatie op het intranet. Naast de nieuwsberichten vind je er ook vaak sjablonen, werkinstructies, linkjes naar toepassingen die je gebruikt, werkwijzes en procedures noem maar op.

Hierdoor zijn er verschillende pagina’s die je iedere dag nodig hebt. Je kunt ze in je favorieten zetten en handmatig de internet pagina opstarten, maar automatisch opstarten als je internet explorer opent is natuurlijk nog sneller. Neem 5 minuten de tijd om ze nu in te stellen, je zult zien dat het je veel tijd bespaart.

Zet eerst de juiste werkbalken aan

Bij een nieuwe update van explorer kan het zijn dat je eerst de juiste werkbalken moet aanzetten.

werkbalken internet Explorer

 

Zo laat je automatisch jouw veel gebruikte intranet of internet pagina opstarten.

internet pagina opstarten

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda herinnering aanpassen

Agenda herinnering aanpassen

Op verschillende items in je agenda heb je geen agenda herinnering nodig.

In outlook agenda staat standaard een herinnering 15 minuten voor een afspraak begint. Vooral voor afspraken is het waardevol zodat je op tijd aanwezig bent.

Maar heb je hem ook nodig op je (rooster) vrije dag? Of voor je routine werk waarvoor je tijd hebt gereserveerd zoals e-mail afhandelen of vergadering voorbereiden? Zet onnodige meldingen uit zodat het je niet verstoort en de andere meldingen écht functioneel zijn. Als je dit op één item uit de reeks doet, past Outlook dit toe op de hele reeks.

Zo kun je in Outlook de agenda herinnering aanpassen op 1 item of gelijk op de hele reeks:

agenda herinnering aanpassen

Zo zet je de herinnering uit:

  • Klik 1 keer op je agenda item, nu verschijnt in het lint een extra tabblad: hulpmiddelen voor agenda.
  • Zet de herinnering op ‘geen’ of bijvoorbeeld ‘0 minuten’ zo wordt je niet al een kwartier van te voren uit je concentratie gehaald.
  • Bij NEW Outlook kun je het uitzetten door de gebeurtenis / reeks te openen en de herinnering aan te passen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips