Oh ik ga het niet redden vandaag, heb al de nodige telefoontjes gehad, net stond er al weer iemand aan mijn bureau en het is al half 3. Als ik nou een uurtje apart kon zitten en ongestoord kon doorwerken dan had ik nog kans. Maar dan zadel ik mijn collega’s met de telefoon op.

Voor velen een herkenbare situatie. En ja, even apart zitten zou een prima oplossing kunnen zijn. Dan ‘delegeer’ je de telefoon tijdelijk aan een collega. Helaas heeft delegeren voor veel mensen een dubbele lading.

Vaak krijg ik reacties als:

• Mijn collega’s hebben het ook al zo druk
• Als ik het zelf doe gaat het net zo snel (en beter)
• Dan lijk ik zo militaristisch; doe dit, doe dat
• Dan moet ik eerst uitzoeken wat ik het beste kan delegeren
• Er is niemand anders beschikbaar, iedereen delegeert aan mij/ons
• Het hoort gewoon bij mijn takenpakket

Er zijn natuurlijk altijd situaties waar een van bovenstaande reacties terecht is. Maar met mijn filosofie dat delegeren juist leidt tot een betere manier van samenwerken en doelen realiseren zie ik nog kansen voor een volgende stap.

Delegeren kun je leren:

Check op welk onderdeel jij weer een volgende stap kunt zetten:

Het effect van een kleine verandering in je mindset:
Als je delegeren inderdaad ziet als een manier om gezamenlijk doelen te halen dan kun je bepaalde taken makkelijker verdelen.

Bijvoorbeeld: Als jij nu een uurtje voor mij de telefoon opvangt, dan doe ik dat straks voor jou. Zo kun je allebei even geconcentreerd een lastige klus afronden waardoor je samen veel meer werk verzet dan ieder alleen.

Weet wat je kunt delegeren:

Het verantwoordelijkheidsgevoel om je eigen taken uit te voeren ligt vaak hoog. Toch kan het voor je collega’s ook waardevol zijn als je nét iets vaker taken delegeert. En jij krijgt dan ook tijd om hén verder te helpen. Denk aan taken die:

• ook door een ander kunnen worden gedaan (efficiency)
• beter door een ander kunnen worden gedaan (effectiviteit)
• wat anderen ook willen leren (ontwikkeling)
• wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie)

Gun jezelf de tijd om goed te delegeren:
Korte specialistische taken doe je zelf sneller dan eenmalig uitleggen. Maar juist voor taken die vaker voorkomen of veel uitvoertijd kosten loont het om de tijd te nemen ze aan een ander uit te leggen. Vaak is er zelfs al achtergrond informatie over hoe de taak uitgevoerd moet worden beschikbaar.

Zorg voor tijdige overdracht:
Kort op een deadline nog een actie bij iemand neerleggen maakt het voor beide partijen ongemakkelijk. Zorg dat je tijdig in beeld hebt waar je hulp wilt inschakelen en stem dat zo snel mogelijk met elkaar af.

Slimme teamafspraken:
Veel taken komen regelmatig terug. Je ziet al vaak teamafspraken wat natuurlijk ook een vorm van delegeren is.

Check nog eens met elkaar of je ze een slag slimmer kunt inrichten:

• Is er voor de afgevaardigde van een overleg ook tijd gereserveerd om voor te bereiden en de opgedane kennis/acties uit te werken en te delen?
• Welke taken kan de verwerker van de functionele mailbox zelf afronden in plaats van doorsturen?
• Een hele dag telefoondienst ‘drukt’ vaak zwaar op het uitvoeren van persoonlijke taken. Is een andere dag in de week voor jou slimmer, of verdelen in 2 dagdelen?

Denk groot:
Zeker als het tijdelijk in een team extra druk is lijken er minder mogelijkheden om onderling te delegeren. Maar binnen het bedrijf zijn er vaak ook mogelijkheden. Een collega of werkstudent van een andere afdeling kan extra hand en span diensten verlenen. Telefonisch opvang of 1^e hulp bij verwerken van (routine) taken kan vaker dan je denkt. Kijk iets breder en denk groter zodat jij je kan focussen op de specialistischere klussen.

Kortom, we delegeren waarschijnlijk al veel meer dan we dachten. Toch houdt onze mindset ons regelmatig tegen om een volgende stap in delegeren en effectiever samenwerken te realiseren. Kies die punten eruit die jou en je team helpen je werk slimmer en makkelijker te maken.

Veel werkplezier!