Categoriearchief: Tips

sneltoetsen

Sneltoetsen: begin met deze top 20 dagelijkse sneltoetsen die tijdbesparen

Sneltoetsen

Sneltoetsen deze top 20 zijn voor iedereen waardevol

Met sneltoetsen hoef je minder te wisselen tussen muis en toetsenbord. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook minder snel last van een muisarm. Het mooie is dat deze sneltoetsen in vrijwel alle Microsoft toepassingen hetzelfde zijn. Veel andere systemen hebben deze ‘standaarden’ overgenomen. Leer jezelf iedere week weer een nieuwe sneltoets en je gaat écht je voordeel ervaren.

Knippen, plakken, opmaak sneltoetsen

Ctrl+C : geselecteerde item kopiëren (copy)
Ctrl+X : geselecteerde item knippen
Ctrl+V : geselecteerde item plakken
Ctrl+A : alles selecteren (bv. alle e-mails, hele tekst op pagina)
Ctrl+B : geselecteerde tekst vet (bold)
Ctrl+ I : geselecteerde tekst cursief (italic)
Ctrl+U : geselecteerde tekst onderstepen (underscore)
Crtl+ F:  zoeken (find)
Ctrl+Z : actie ongedaan maken
Ctrl+Y : opnieuw typen (tegenhanger van ongedaan maken)
Crtl+R : in explorer = pagina vernieuwen (refresh)

Openen, sluiten, opslaan sneltoetsen

Ctrl+N: nieuw bestand
Ctrl+S : opslaan actief bestand, email, agenda item
Esc     :  sluit de opgeslagen email of agenda item
Ctrl+O: openen bestaand bestand
F12:      opslaan als (e-mail naar verkenner of bestaand bestand onder nieuwe naam)

Windows-key + N: Opent nieuwe losse notitie in OneNote. Na het sluiten vind je hem terug bij de losse notities in je persoonlijke notitieblok.

Navigeren

ALT: navigeren door het lint (werkbalk) met letters. In het lint kun je ook met pijltjes naar links/rechts door de menubalk en naar onder door de groepen navigeren.

ALT+TAB: blader naar rechts door openstaande programma’s (zolang je de tab vasthoudt zie je hoe je bladert tussen de openstaande programma’s)
ALT+SHIFT+TAB: blader naar links (terug) door openstaande programma’s

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

WinKey

Scherm delen met WinKey

WinKey scherm delen

Men noemt de WinKey ook wel ‘vlaggetje’ of ‘raampje’

In Windows kun je eenvoudig 2 toepassingen op 1 beeldscherm zien met scherm delen.

Met je muis – als je 1 beeldscherm hebt:
Sleep de ene toepassing naar links tegen de kantlijn en de andere toepassing naar rechts. (eigenlijk ‘gooi’ je hem tegen de zijkant.)

Met je toetsenbord – als je 2 beeldschermen hebt:
Bij 2 beeldschermen kun je het venter niet slepen, want dan gaat hij naar het andere scherm. Gebruik dan de WinKey (Windows Key, knop met windows logo):
Selecteer het ene programma en zet deze met WinKey + pijltje links naar de ene kant.
Selecteer het andere programma en zet deze met WinKey + pijltje rechts naar de andere kant.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

groepen in outlook agenda

Agenda groepen

Links in je agenda zie je de namen van alle collega’s waarvan je een keer de agenda hebt geopend. De een vindt het juist fijn om ze op alfabet te sorteren (klik met rechts op de lijst en kies voor sorteren op alfabet). Maar meestal is het indelen naar groepen overzichtelijker.

Bijvoorbeeld:

  • vergaderlocaties van het ene pand
  • vergaderlocaties van het andere pand
  • directe collega’s uit je team
  • collega’s uit een bepaald project
  • managers of contactpersonen van afdelingen
  • etc.

Maak in de “Oude” Outlook een agenda groep aan via start, agenda groepen. Zowel bij de “oude” outlook als NEW Outlook kun je met rechts klikken naast ‘mijn agenda’s’ en selecteer nieuwe agendagroep.
Kies een naam voor de groep.
Sleep collega’s naar de betreffende groep of klik rechts en kies agenda toevoegen om collega’s te selecteren.

Tip! Je kunt collega’s aan meerdere groepen toevoegen
Tip! Je kunt groepen slepen in de volgorde die jij wilt
Tip! Je kunt een groep open en dichtklappen zodat je goed overzicht houdt.

In de “Oude” Outlook kun je de hele groep aan/uit zetten of de individuele leden.
In de NEW Outlook kun je (nu nog) alleen de individuele leden aan/uit zetten.

groepen in outlook agenda
handig als je b.v.vergaderruimte zoekt

Onmisbaar als je regelmatig voor bepaalde groepen agenda’s moet raadplegen bv om klantafspraak in te plannen of vergaderruimte zoeken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook zoekmappen

Veel e-mail? Je kunt ze ook filteren met Outlook zoekmappen.

Outlook zoekmappen helpen je overzicht te krijgen

Soms wil je een overzicht van bepaalde type e-mails bijvoorbeeld boven een bepaalde grootte  om snel op te schonen, of van een bepaald project. Je filtert ze er snel uit met de standaard zoekmappen.

Je kunt ook je eigen outlook zoekmappen maken. Bijvoorbeeld voor specifieke projecten of van bepaald personen. Vooral makkelijk als je regelmatig op een combinatie van dezelfde zoekcriteria wilt zoeken.
Het maakt dan niet meer uit in welk archiefmap de e-mail is opgeborgen.

Outlook zoekmappen om e-mail te filteren

Zoekmappen als je een groot mailarchief hebt.

Outlook zoekmappen is ook handig als je een groot mail-archief hebt en met ‘kruisverbanden’ wilt terugzoeken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

mail markeren als gelezen

Mail als gelezen markeren?

Bij de standaard Outlook instellingen zal hij je mail als gelezen markeren zodra je de mail hebt aangeklikt en in het leesvenster hebt bekeken. Ook als je met de pijltjestoets door je maillijst loopt (ipv muis). Zeker als je bij de afhandeling van mail de focus legt op ongelezen e-mail kun je onbedoeld iets belangrijks missen.

met Ctrl + U  markeer je hem weer als ongelezen (unread)
met Ctrl + Q markeer je hem als gelezen.

Komt het vaak voor? zet dan een tijdvertraging op het markeren als gelezen.
Wil je hem altijd handmatig op gelezen zetten? Zet dan alleen het onderste vinkje aan en de rest uit.

Ga naar tabblad beeld/ leesvenster/ opties

Zet het middelste vinkje uit en de bovenste aan met een vertraging van bijvoorbeeld 15 seconden. Meestal heb je dan je e-mail gelezen en kun je hem archiveren, verwijderen of een taak van maken.

Je kunt natuurlijk ook onder het tabblad beeld/leesvenster het leesvenster uitzetten.

mail markeren als gelezen

tijdvertraging op ‘gelezen’ markering

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda's over elkaar leggen overlay

Agenda’s over elkaar leggen “Oude” Outlook

Open je regelmatig agenda’s van andere collega’s? De een vind het prettig om de agenda’s naast elkaar te zien. de ander ziet ze liever over elkaar heen. Zo zie je in 1 beeld waar de overlap en de ruimte zit.

Zodra je een agenda van een ander geopend hebt zie je dat die een andere basis kleur krijgt dan die van jou. Hieronder is de eerst geopende agenda groen en de tweede roze.

Klik je voor de naam van de 2e agenda op het pijltje naar links dan komen de agenda’s over elkaar heen te liggen. Als je ze weer naast elkaar wilt zien dan klik je op het pijltje naar rechts.

Je kunt ook met de rechtermuisknop op een van de agenda namen klikken en kiezen voor ‘Overlay’. Of je kunt onder het tabblad beeld de knop Overlay aan/uitzetten.

De agenda waar je op staat wordt de dominante agenda. De naam wordt vet gedrukt en de items zijn duidelijk te lezen. De items van de andere agenda(‘s) worden waziger.

Als je in de Overlay weergave nieuwe items toevoegt, dan komen ze in de dominante agenda (mits je daar schrijfmachtigingen hebt). Hieronder dus in de roze agenda.

agenda overlay

Meerdere agenda’s in NEW Outlook

In de NEW Outlook heb je onder het tabblad weergave de knop gesplitst weergeven die je aan /uit kunt zetten.

NEW Outlook agenda gesplitste weergave

Wil je een nieuw agenda item maken dan is dat standaard je eigen agenda. Maak je een nieuwe gebeurtenis met dubbelklik op de gewenste dag/tijd, dan kun je in het pop-up scherm kiezen namens welke agenda je hem wilt maken.

NEW Outlook Agenda organisator kiezen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

datum navigator outlook agenda

Datum navigator: snel naar dag in agenda’s.

Gebruik je datum navigator eens om naar een specifieke dag in je agenda te gaan.

Zit je in de e-mail te werken en wil je zien of je volgende week vrijdag tijd hebt om iets op te pakken? Veel mensen klikken dan eerst op de agenda (links onder) en bladeren dan naar volgende week vrijdag. Je kunt ook in 1 klik direct naar volgende week vrijdag: dubbel klik op de gewenste dag in de datum navigator (kalender) en je bent er!

datum navigator outlook agenda

snel naar daar gewenste dag

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

datum navigator outlook agenda

Specifieke dagen selecteren in Outlook agenda

Soms moet je een afspraak plannen op een donderdag in een bepaalde maand. Als je gaat bladeren door de weken raak je snel het overzicht kwijt. Gelukkig kun je specifieke dagen selecteren in Outlook agenda zodat je goed overzicht houdt.

Open eerst de agenda van de persoon of groep waarin je wilt zoeken. Selecteer dan in je kalender met CTRL + klik alle donderdagen van je zoekperiode.
Nu zie je alleen de dagen open waaruit jij wilt kiezen.

specifieke dagen selecteren in Outlook agenda
overzicht door alleen specifieke data te selecteren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail later bezorgen

E-mail later laten bezorgen

Met het thuiswerken zie je ook dat iedereen flexibeler werkt. Soms is het fijn om in de avond nog wat mail te verwerken zodat je de volgende ochtend wat later kunt starten en de kids op gang kunt helpen. Toch wil je jouw collega’s zich niet verplicht voelen om ook in de avond te werken. Je kunt de e-mail later laten bezorgen, bijvoorbeeld de volgende ochtend.

E-mail later laten bezorgen in Outlook desktop app

Zodra je een nieuwe mail hebt opgesteld kun je instellen wanneer je deze wilt laten bezorgen.

  • Klik in Tabblad opties op Bezorging uitstellen
  • In het pop/up scherm vink je aan niet bezorgen voor en geef je de gewenste datum en tijd op.

Je mail wordt op het door jou gewenste moment verzonden, maar de ontvanger ziet wel dat je hem op een eerder tijdstip had opgesteld.

e-mail later bezorgen
bezorging e-mail inplannen

E-mail later laten bezorgen in Outlook online

Deze optie is ook in Outlook online beschikbaar. Zodra je de mail hebt getypt kun je bij verzenden een submenu openen en kies je voor later verzenden. In het pop-up scherm stel je handig de gewenste datum en tijd in.

Met deze optie blijven jullie allemaal flexibel in je werktijden zonder dat je onnodige druk legt op je collega’s. Zeker in de tijd van veel thuiswerken en meer flexibilisering wordt het steeds waardevoller om te kijken hoe en wanneer je met elkaar wilt samenwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips