Categoriearchief: Tips

Skype instellingen melding bij niet storen

Staan jouw Skype instellingen voor meldingen goed? Skype is nog steeds bij veel bedrijven de meest gebruikte chat functie. Naar mate meer mensen thuiswerken is het ook een ideaal medium om te video bellen.
Zodra je bent ingelogd past Skype je beschikbaarheids status aan. Hij kijkt daarbij o.a. naar de afspraken in je agenda.

Daarnaast kun je jouw status makkelijk zelf aanpassen.
Toch kan het zijn dat je meldingen binnen krijgt als je voor de status ‘niet storen’ hebt gekozen.
Dat kan wel eens erg lastig zijn, zeker als je net met een klant in gesprek zit is het een vervelende afleider.

Gelukkig kun je bij instellingen aangeven wat Skype moet doen met meldingen als je de status op ‘niet storen’ staat. Dit doe je als volgt:

  • selecteer het ‘wieltje’ rechts boven om naar instellingen te gaan
  • kies de instellingen bij ‘meldingen’
  • kies jouw voorkeur onder het kopje ‘als mijn status niet storen is’
Skype instellingen meldingen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

tabellen maken OneNote

OneNote tabellen maken en aanpassen

Meer overzicht in OneNote met tabellen

Met tabellen maak je de teksten veel overzichtelijker. Denk aan opsommingen met naam-telefoonnummer of sjablonen voor de agenda van een overleg, actielijsten etc. Met deze korte uitleg kun jij ook eenvoudig in OneNote tabellen maken en aanpassen.
Als je eerst nog even wilt oefenen maak dan een nieuwe pagina aan. Die kun je later alsnog verplaatsen / kopiëren of verwijderen.

Maak een tabel in OneNote

In de basis werkt tabellen in OneNote hetzelfde als in Word, Power Point en Outlook mail.

tabellen maken OneNote

Via het tabblad invoegen kies je tabel en selecteer je het aantal rijen en kolommen. Laat de selectie los en je tabel is gemaakt.

Een leuke variant is dat OneNote automatisch een tabel maakt als je na het eerste getypte woord de tabtoets gebruikt. Zolang je de tabtoets blijft intoetsen maakt hij er kolommen bij. Zodra je bij de laatste kolom een enter geeft maakt hij een nieuwe rij.

Aanpassen van tabellen in OneNote

Zodra je met je muis in de tabel klikt komt er bovenaan je scherm in het lint het tabblad hulpmiddel voor tabellen bij. Hier heb je alle functies om de tabel aan ta passen.
Je krijgt deze functies ook als je met de rechtermuisknop in de tabel klikt en kiest voor tabel.

tabellen aanpassen OneNote
Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen vormen de basis van een OneNote notitieblok.

In de ouderwetse multomap was het handig om de vele pagina’s te scheiden met tabbladen. Ieder tabblad had zijn eigen onderwerp en met een handig kleurtje vond je het ook snel terug. De meest gebruikte onderwerpen deed je bovenaan in de klapper, de rest kon wat verder naar beneden.

Dat is precies hoe OneNote ook werkt. Alleen heet het hier Secties. En omdat het digitaal is werkt het nog veel vriendelijker ook. Je kunt namelijk makkelijk secties en sectiegroepen in OneNote van links naar rechts slepen, naar een ander notitieblok slepen, andere kleuren geven en nog veel meer.

Snel een nieuwe sectie maken:
Klik op het plusje en je krijgt gelijk een nieuwe sectie die je een naam kunt geven. Onder je sectie hang je de pagina’s.

Uitgebreide functies:
Klik je met rechts op een sectie dan krijg je een helpmenu met alle opties voor secties. Eigenlijk spreken ze allemaal voor zich.

Sectiegroep:
Een sectiegroep kan handig zijn als je bijvoorbeeld oudere secties wilt opruimen zonder dat je ze al wilt weggooien. Maak in dat geval een sectiegroep ‘oude versies’ of ‘2018’ en sleep de betreffende secties daarin. De onderliggende pagina’s verhuizen gelijk mee.

Te veel secties?
Regelmatig zie ik notitieblokken met heel veel secties (tabbladen van je multomap) met maar 1 pagina onder de sectie. Eigenlijk wordt je multomap dan dik van de tabbladen. Kijk dan eerst of je de pagina’s van een aantal tabbladen kunt samenvoegen. Denk maar eens aan je structuur van ‘alle ballen in de lucht‘.
Bijvoorbeeld Sectie: Bila’s in plaats van per persoon een sectie, Sectie: Team in plaats van sectie over teamleden, rooster, vakantieplanning etc.

Klap je links je notitieblok open dan zie je daar dezelfde structuur van je secties. Handig als je veel moet slepen.


Pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote

OneNote is een heerlijk hulpmiddel om je info in weg te schrijven of te delen met anderen. Je kunt makkelijk een pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote.
Klik je op ‘+ pagina toevoegen’ dan komt hij automatisch onderaan de lijst met pagina’s te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de plek waar jij hem wilt hebben.

Je kunt ook gelijk de pagina op de juiste plek tussenvoegen zodat je niet meer hoeft te slepen. Zweef met je muis over de pagina’s en je ziet voor de pagina’s een blokje met een ‘+’ en een zwarte lijn verschijnen. Op de plek waar je dan op het blokje met ‘+’ klikt wordt de nieuwe pagina tussengevoegd.

Pagina aanmaken of tussenvoegen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

werkbalk favorieten van edge

Werkbalk favorieten van Edge of Chrome

In je Internet Browser zoals Edge of Chrome kun je veel gebruikte internet sites in je favorieten zetten. Zet eerst de werkbalk favorieten van Edge aan zodat je een extra regel ziet waar je specifieke favorieten kunt opslaan.

Werkbalk favorieten van Edge aanzetten

  • Klik op het sterretje met drie streepjes helemaal rechts in beeld
  • Klik daarna op menu (…)
  • Kies Werkbalk Favorieten weergeven

In dit scherm kun je eventueel ook nog andere mappen maken. Kan handig zijn als je een interne website hebt met de nodige handleidingen, voorbeeldbrieven etc.

Webpagina in werkbalk favorieten van Edge zetten

  • Open eerst de pagina waar je een favoriet van wilt maken
  • Klik op de ster achter het internetadres
  • Standaard komt hij in de werkbalk favorieten te staan, maar je kunt hier ook een andere sub map kiezen
    TIP! Hou de naam van de link zo kort mogelijk, het bijbehorende icoon zegt vaak al veel.

Bladwijzers en Bookmarks in Chrome

Het principe in Chrome is eigenlijk hetzelfde, alleen noemen ze het hier Bladwijzers en Bookmarks. Ook hier moet je eerst de balk zichtbaar maken om er optimaal van te profiteren.

  • Klik op menu (…) achter je profiel foto
  • Kies Bladwijzers en klik vervolgens op:
  • Bookmarks weergeven

Bij Bladwijzerbeheer kun je ook weer nieuwe mappen maken en beheren.
Ook nu kun je weer eerst een website opzoeken, op de ster achter de URL klikken en je kunt de naam van de bladwijzer verder aanpassen zodat hij voor jou duidelijk is.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Veldkiezer voor overzicht

Veldkiezer om kolommen toe te voegen in e-mail lijst

Standaard toont Microsoft verschillende kolommen in je e-mail lijst (als je in tabblad beeld de weergave op ‘enkel’ hebt staan). Met de Veldkiezer kun Je de kolommen naar smaak aanpassen.

Zo kun je ongewenste kolommen omhoog slepen tot er een groot kruis komt en dan laat je hem los om te verwijderen. Via de veldkiezer kun je weer kolommen toevoegen.

Klik hiervoor met rechts op de onderwerp regel en selecteer de veldkiezer. Meestal heb je voldoende aan de veelgebruikte velden, zoals bijlage, vermelding, aan, van etc. Soms moet je het bovenste menu even aanpassen naar ‘alle e-mail velden’.

Je kunt nu de gewenste velden eenvoudig uit de veldkiezer slepen naar de rij met kolomkoppen in je e-mail.
Werk je veel met Outlook taken? Dan kun je het daar op dezelfde manier gebruiken.

Veldkiezer


Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips



@vermelding voor actie

@vermelding voor actie in e-mail


We zien het al vaker een @vermelding voor actie in een e-mail. Erg handig als een mail voor een hele groep belangrijk is, maar enkele specifieke acties maar voor 1 of 2 personen nodig is.

Door dan duidelijk te zetten @Jolanda of welke naam dan ook valt het meteen op.

De nieuwste versies van Outlook laten dan in je postvak-in ook een kolom vermelding zien waar een mooie blauwe @ zichtbaar is. Zo weet je dat er iets specifiek van jou verwacht wordt.

LET OP! Type de naam direct achter de @ en selecteer de voorgestelde naam uit je adresboek.

Staat de kolom vermelding er nog niet bij waardoor je de @vermelding niet ziet? Dan kun je hem zelf toevoegen, of heb je nog niet de meest recente release.

@vermelding voor actie

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp in Windows 10

Alle systemen hebben inmiddels meldingen, piepjes en pop-ups. Soms zijn ze handig, meestal halen ze je uit je concentratie. Natuurlijk kun je eerst kijken welke meldingen je uit wilt zetten. heb je daarna nog meldingen die je niet wilt zien tijdens een concentratie klus, zet dan de concentratiehulp in Windows 10 aan.

  • klik op het icoon van het actiecentrum rechts onder in je taakbalk
  • klik op het icoon concentratiehulp en kies een van de 3 opties
    • concentratiehulp uit
    • aan alleen alarmen
    • aan alleen prioriteit
  • klik je met rechts op het hulp icoon dan kun je een aantal standaard instellingen doen zoals vaste concentratie tijden. Of altijd aan zetten als je gaat presenteren met gedupliceerd scherm.

Staat je concentratiehulp nog niet in je activiteitencentrum? Klik met rechts op een willekeurig ander icoon, ga naar instellingen en kies bij ‘meldingen en acties’ welke snelle acties je wilt toevoegen of verwijderen.
Je kunt hier ook gelijk je standaard meldingen doorlopen.

concentratiehulp Windows 10

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Stemknoppen e-mail

Stemknoppen of Poll in e-mail

Wil je standaard antwoorden ontvangen gebruik dan stemknoppen of Poll in je e-mail

Zeker als je bij grote groepen mensen een keuze neer legt is het een heel karwei om ze later goed uit te sorteren en in te delen. Door de e-mail met stemknoppen of Poll te versturen krijg je standaard antwoorden terug die jij makkelijk kunt verwerken. In Outlook (new) is alleen Poll functie beschikbaar. 

Maak in een nieuwe e-mail de gewenste stemknoppen aan voor bijvoorbeeld een personeelsuitje zodat ze kunnen kiezen uit zeilen, BBQ of fietsen.

Je bent helemaal slim bezig als je per antwoord een aparte map aanmaakt waar ze met regels naar toe gestuurd worden, dan heb je gelijk de juiste aantallen per gekozen onderdeel in beeld.
Bij de functie Poll kun je ze allemaal naar een vast map sturen, daar kun zie je de resultaten in een Excel overzicht.

Functie Stemknoppen in Outlook

Stemknoppen e-mail

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Functie Poll in Outlook

Poll in Outlook

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Je krijgt een e-mail met de verzonden Poll en e-mails van alle reacties. In de mail kun je naast antwoorden verzenden ook de resultaten zien en/of exporteren naar Excel.

resultaten Poll via outlook mail

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen haal je de focus weg van je ‘actie’ e-mails als ze allemaal in je postvak-in binnenkomen. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen splits je ze automatisch uit en haal je tijdwinst met het verwerken van je e-mails.

Heerlijk toch dat je in je postvak dan alleen de mails ziet waar je die dag aandacht aan wilt geven? De ’ter info’ e-mails staan dan automatisch ongelezen in een aparte map map en je ziet aan het aantal achter de map vanzelf hoeveel er nog ongelezen in staan. Nu kun je de map met cc-mails b.v. 1 keer per dag of week scannen en ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte.

Regel maken in NEW Outlook

Ga bij je e-mail naar Regels, regel maken. Je komt dan bij Instellingen, e-mail, Regels. Met een + maak je een nieuwe regel. Geef eerst een voor jou herkenbare naam. Kies de voorwaarde waaraan de mail moet voldoen en selecteer de actie die Outlook moet uitvoeren. Je kunt hier ook nog een nieuwe map aanmaken.
Tip! noem de map 00. cc-mail zodat hij bovenaan in je mappenstructuur staat.

Regel maken voor cc mail in Oude Outlook

Regels CC-mails voorwaarden
Regels cc-mails actie
regels cc-mails uitzondering

Zoals je ziet in het 1e scherm van regel maken kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken (b.v. vaste afzender, vast onderwerp etc. etc).

Tip! Stuur je regelmatig vergaderverzoeken voor (grotere) groepen? Maak dan een regel met in het onderwerp geaccepteerd alle geaccepteerde vergaderverzoeken kun je óf gelijk naar de map verwijderde items sturen, of in een aparte map. Staan ze in een aparte map dan kun je evt. nog scannen of er tekst is terug gekoppeld.

Snel naar:
Meer systeemtips

Artikelen

Gratis abonnement Slimmer Werken Tips