Tag archieven: agenda planning

verandert jouw werk

Verandert jouw werk?

verandert jouw werk

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de technologische mogelijkheden. Van digitaal archiveren tot automatiseren van verschillende handelingen. Verandert jouw werk ook door al deze ontwikkelingen?  Of wil je juist zelf een aantal veranderingen doorvoeren?

 

Verandert jouw werk? Zo sluit jouw werkorganisatie weer snel aan op de gewenste of nieuwe situatie.

Nieuwe doelen, nieuwe kansen

Eigenlijk draait slimmer werken vooral om bepalen wat je belangrijk vindt in je werk/privé, keuzes maken en tijdig je grenzen aangeven. Soms is dat door de tijd een beetje vervaagd en zijn er nieuwe ‘normen’ ingeslopen. Zo gebruik je wellicht een deel van je roostervrije dag om bij te werken, doe je thuis meer dan eigenlijk goed voor je is of doe je gewoon een aantal extra taken omdat je het nu eenmaal altijd hebt gedaan.

Het begin van een nieuwe werksituatie is een mooi moment om hier ook weer je eigen invulling aan te geven. Bedenk tijdig voor jezelf welke doelen jij nastreeft, hoe je de balans werk/privé wilt hebben en welke stappen je nu al kunt zetten.

In een nieuwe rol heb je weer ruimte om je eigen regie te kiezen

Oude informatie opruimen

Al ver voor je in de nieuwe werksituatie komt kun je beginnen met opruimen. Net als bij verhuizen is het makkelijker als je niet alles op het laatst hoeft te doen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt of inmiddels op een centrale plek staat.

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Een hoofdmap ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2016’ of ‘oude functie’ is superhandig om de submappen onder te hangen die je straks niet meer nodig hebt. Zo hou je overzicht op de mappen die wel actueel zijn en kun je snel je laatste opruimingsslag maken. Is je bureaublad overigens al schoon?

Bewaar niet te veel zaken ‘voor het geval je collega’s het handig vinden’, zij hebben vaak al hun eigen methode.

Openstaande acties afsluiten, afronden of overdragen

Een keer komt het punt dat je activiteitenlijst leeg moet. Sommige acties zijn niet meer zinvol, anderen heb je afgerond of kun je overdragen. Het is net als ‘op vakantie gaan’ waardoor het grootste deel van deze checklist bruikbaar is.

Hoe goed je het ook wilde regelen, er blijven altijd wel wat acties open die je moet overdragen. Werk je met Outlook taken dan kun je jouw taak eenvoudig doorsturen naar je collega. Werk je met een CRM systeem zoals Siebel dan kun je de activiteit op naam van een collega zetten. Stem ook even met je collega af op welke startdatum je ze zet.

Zorg voor een goede overdracht met een actuele actielijst

Nieuwe routines in je agenda

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen etc. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk in je agenda. Kijk ook welke vergaderingen je hebt en zet eventueel repeterende afspraken voor de benodigde voorbereiding/uitwerktijd in je agenda.

Wil je vanaf nu beter je grenzen bewaken? Reserveer dan gelijk tijd voor mail, lunch, stukken lezen en welke dagen je op tijd naar huis moet voor bijvoorbeeld de kinderen.

Kies gelijk de juiste status (afwezig, bezet, voorlopig bezet, vrij), wel of geen herinnering en eventueel een kleur categorie.

Met een goede basis in je agenda kun je sneller bepalen hoeveel tijd je over hebt

Slimme systeem inrichtingen om snel te werken

Door de jaren heen heb je de nodige handigheidjes toegepast om snel te kunnen werken. Denk aan pinnen van bestanden, favoriete mappen in verkenner, favorieten in explorer, internet pagina’s automatisch laten opstarten en nog wat andere handigheidjes.

Zorg dat je op de automatische piloot je systeem bediend, dan heb je weer ruimte in je hoofd voor het leukere werk

De wereld om ons heen blijft veranderen, hoe meer je kunt terugvallen op een aantal goede werkgewoontes, hoe makkelijker je meebeweegt. Ook als je werk (nog) niet veranderd, zijn bovenstaande stappen handig om 1-2 keer per jaar te doorlopen.

Veel werkplezier!

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

je of nee zeggen

Ja tegen het een is nee zeggen tegen het ander

je of nee zeggen

Onlangs sprak ik Tom en vroeg hoe het beviel op zijn werk. ‘Het werk vind ik erg leuk, maar het is wel druk en hectisch’ vertelde hij. ‘Ik maak iedere week een indeling van mijn belangrijkste klussen voor die week maar ik denk dat ik er mee stop. Zonde van mijn tijd want het loopt vanaf de eerste dag al anders en ben alleen maar aan het verschuiven’.

Uit interesse vroeg ik verder door. Hoe komt het dat het zo anders loopt? Mis je essentiële taken in je planning, schat je de tijd verkeerd in, vind je het lastig om de goede volgorde te bepalen of speelt er nog iets anders?

Hm, zegt Tom, ik denk dat ik wel de juiste dingen heb gepland. Soms duurt een taak iets langer dan gedacht, maar meestal zit het wel goed. Ik hou ook iedere dag wel wat ruimte over voor bijzondere dingen, maar er lijkt steeds meer tussendoor te komen.

Nu ik erover nadenk merk ik dat ik alles aanneem en het lastig vind om nee te zeggen.

5 denkpatronen waarin je de balans in ja en nee zeggen terug kunt vinden

Klanten gaan bij mij altijd voor, daar verdienen we het geld

Absoluut waar dat een goede klantbediening loont. Maar als je een gesprek met die ene klant voor laat gaan, wat blijft er dan liggen? Vaak is het dan de uitwerking van een ander klantdossier dat ergens in je takenlijst of agenda staat. Eigenlijk kies je dan tussen 2 klanten. Welke heeft op dat moment een hogere toegevoegde waarde? Meestal de uitwerking van een dossier. In die klant heb je al tijd geïnvesteerd en dat gaat pas lonen als je de uitwerking ook op orde hebt.

Hoe urgent is deze nieuwe klantafspraak als je de vorige nog niet hebt afgerond?

 Ik vind het zelf ook fijn als een ander mij helpt

Het fijne van samenwerken in een team is dat je elkaar kunt helpen als het even spaak loopt. Die flexibiliteit blijft altijd waardevol. Natuurlijk los je kleine korte vragen direct samen op. Voor incidenten is het goed om voor elkaar klaar te staan. Maar wat als het een patroon wordt dat je altijd eerst een ander helpt en zelf in het nauw komt? Als je altijd ja zegt tegen een ander, zeg je nee tegen je eigen werk of privé leven.
Doorbreek patronen met bijvoorbeeld:

 Ik merk dat je vaak op het laatste moment iets vraagt, nu pak ik het nog een keer op, maar hoe voorkomen we dit een volgende keer zodat ik zelf niet in de knel kom?

 Als mijn manager iets vraagt is dat altijd belangrijk

Laten we aannemen dat je manager geen onnodige acties vraagt. Dus ja het is belangrijk, maar is het ook altijd urgent? Alleen jij kunt inschatten hoe de urgentie is ten opzichte van de andere taken die je die dag wilde doen. In een open arbeidsrelatie mag je ook hier de kritische vraag stellen:

Wat maakt dat dit spoed is geworden?  Of

Wat is de uiterste deadline?

Het overvalt me en heb het dan al aangenomen

De vragen komen soms uit zo’n onverwachte hoek, en je ziet er zelf ook het belang van in. Voor je het in de gaten hebt ben je eigenaar van een ‘probleem’ wat eigenlijk niet bij jou hoorde. Train jezelf om iets meer tijd te kopen voor je een besluit neemt. Raadpleeg eerst je agenda en actie-/ takenlijst om een goede afweging te maken.

Als ik dit aanneem, wat gaat er dan schuiven?

Er ligt zoveel werk, wat maakt het dan nog uit

Met een hoge werkvoorraad is het juist waardevol om prioriteiten te stellen voor de meest urgente taken. Wees dan extra zuinig op je tijd in de ochtend om je de echte ‘moetjes’ weg te werken, dan kun je in de middag weer iets flexibeler zijn.

Zeg ja met een alternatief: kom vanmiddag terug, dan maak ik tijd voor je

Dagelijks komen legio voorbeelden langs waarin je een besluit moet nemen. Hoewel nee zeggen niet altijd makkelijk is betekent het ook dat je duidelijke keuzes maakt en prioriteiten stelt. Als je de neiging hebt om overal ja op te zeggen, stel jezelf dan altijd de vraag: als ik hiervoor kies, waartegen zeg ik dan nee?

Als je ja zegt tegen alles wat er langs komt, zeg je nee tegen alles wat er ligt.

Jaarwisseling 2015

Overzichtelijke jaarwisseling

Jaarwisseling 2015

De laatste werkdagen van 2014 zijn aangebroken. Je wilt vast nog wat zaken afronden en dan is het hoog tijd voor een paar heerlijke dagen met je familie en vrienden.

Op de valreep nog enkele tips om 2014 overzichtelijk af te sluiten.

5 Tips voor een slimme jaarwisseling

Met een ‘lege’ inbox het jaar uit
Wil je dit jaar echt met een lege mailbox eindigen? Werk je inbox dan van onder naar boven bij. Daar vind je vaak e-mails die je vergeten bent te verwijderen of archiveren. Heb je er nog heel veel staan? Pas dan onderstaande sorteer technieken toe die je ook na iedere vakantie kunt doen.

Overzicht op je mail na de kerstvakantie
Als je naast de feestdagen nog extra vrij hebt wachten er vaak weer de nodige e-mail op je. In 3 stappen heb je snel weer overzicht:

  1. Sorteer op pictogram en ga met ctr + end naar het einde van je lijst. Hier staan al je agenda items en eventuele specifieke meldingen bij elkaar.
    Je agenda is nu gelijk bijgewerkt.
  2. Sorteer op ‘onderwerp’ en behandel eerst de e-mails met hetzelfde onderwerp (zogenaamde ketting mails).
  3. Sorteer op ‘van’ en behandel de afzenders waar veel e-mails van zijn (vaak van functionele mailboxen, nieuwsitems of leidinggevenden).

Jaarlijkse opschoning verzonden en verwijderde items
De verzonden items zijn een paar weken tot maanden erg waardevol als naslagwerk. Maar als deze map overvol raakt werkt het tegen je. Verwijder oude verzonden items in een paar klik. Bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden:

  1. Ga op de laatste mail staan van b.v. 30-6-2014.
  2. Toets tegelijkertijd ctrl + shift + end
    nu zijn alle e-mails vanaf 30-6 en ouder geselecteerd
  3. Toets delete.

Dit kun je ook met je verwijderde items doen. Natuurlijk kun je de map verwijderde items ook automatisch laten legen.

Takenlijst of CRM activiteiten
Kijk eens kritisch welke taken je dit jaar echt moet afwikkelen en welke taken je beter of het jaar heen kunt tillen. Een realistische actielijst zorgt dat je ook werkelijk de focus kunt leggen op zaken met een hoge prioriteit. Als het minder druk wordt dan verwacht kun je altijd nog vooruit werken met de taken van de volgende dag.

Agenda planning tijdens de jaarwisseling
Waarschijnlijk doe je al je wekelijkse agenda onderhoud. Neem dan deze tips nog extra mee:

  1. Controleer of de status van de feestdagen en andere vrije dagen op ‘niet aanwezig’ staat.
  2. De herinnering kun je op ‘geen’ zetten.
  3. Plan na je extra vrije dagen ook ruimte om overzicht te creëren.
  4. Ik wens je voor 2015 heel veel gezondheid en werkplezier. Waarschijnlijk zijn er meerdere collega’s en klanten die je de eerste werkdagen van het jaar het allerbeste wilt wensen. Hou iets meer ruimte voor ad-hoc zodat je ook echt even tijd hebt voor elkaar.

Veel werkplezier!

Strategie en doelen 2015

Strategie en doelen

strategie

Aan het einde van het jaar maken veel bedrijven de strategie en jaardoelstellingen. Dan volgt al snel de doorvertaling naar de persoonlijke doelen in een prestatiedocument en/of persoonlijk ontwikkelplan. Mooi moment om jouw persoonlijke doelen en strategie voor te bereiden.

Waarom zou ik doelen stellen? Het loopt toch anders.

Natuurlijk komen er altijd zaken op je pad die je niet had kunnen voorzien. Toch heeft het wel degelijk waarde om je richting te bepalen. Alle grote afwijkingen die langskomen kun je dan weloverwogen afwegen. Sommige helpen zelfs om je doelen sneller of makkelijker te bereiken, sommige leiden misschien tot het aanpassen van je doelen.

Een ding is duidelijk, jij blijft de regisseur van je persoonlijk resultaat.

Los van wat je nog niet weet zijn er veel zaken die je (impliciet) wel weet en kunt meenemen in de opzet en realisatie van jouw doelen.

 Begin met het einde voor ogen.

Strategie en doelen bepalen, waar rekening mee te houden

Vakanties en vrije dagen zijn leuk maar soms ook lastig
Feitjes: een jaar heeft 365 dagen, 52 weken, 12 maanden, 4 kwartalen en 2 helften. Maar niet voor jouw planning. Je roostervrij is misschien om de week, in het voorjaar zijn er extra feestdagen en je vakantie duurt langer dan 1 dag. Ga jij het liefst in de winter, het voor- of najaar of een zo lang mogelijke zomervakantie? Rooster die periode dan uit je planning.

 Een richtgetal per week of maand? Deel je actiedoelen dan door 40 werkbare weken of 10 werkbare maanden.

Weet je nog niet hoe de vrije dagen vallen? Zorg dat de feestdagen standaard in je agenda staan en zet de voor jouw belangrijke schoolvakanties ook vast bovenaan in je agenda.

Projectplanningen, implementaties en werkgroepen
Naast je vaste taken heeft vrijwel iedereen ook te maken met een project- of werkgroep. Sommigen lopen al, sommigen starten in de loop van het kalenderjaar.

Heb je al een beeld welke projecten of implementaties in de loop van het jaar starten?

Waar wil jij graag een bijdrage aan leveren? Wat betekent dat voor je beschikbare tijd voor je overige doelen?

Marketing en netwerk activiteiten
Naast interne projecten zijn er vaak ook externe activiteiten die invloed hebben op jouw beschikbare tijd. Gelukkig hoef je niet bij alles aanwezig te zijn.

Bekijk het marketingjaarplan en bepaal de impact voor jouw rol.

Verandering in teamsamenstelling
Helaas worden we af en toe ziek. Meestal maar enkele dagen, soms iets langer. Veel hiervan kun je niet voorzien, tenzij je weet dat iemand zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gaat benutten. Ook het inwerken van nieuwe collega’s kost eerst tijd voor je de voordelen gaat ervaren. 

Gewenste en benodigde opleidingen
In de huidige tijd is iedereen continu met zijn ontwikkeling bezig. In je persoonlijk ontwikkel plan staan ongetwijfeld al verschillende opleidingen die je gaat oppakken. Daarnaast komen er nog teamdagen of -trainingen.

Informeer bij je manager welke plannen er zijn. Met een goed overzicht kun je de volgorde en studiebelasting beter verdelen.

Houdt ruimte voor ad-hoc
Wetende dat je nog niet alles weet betekent ook dat je tijd moet vrijhouden voor de nog onbekende zaken. In het begin van het jaar lijk je soms iets rianter in je tijd te zitten. Toch is dat de periode dat je extra zuinig moet zijn op je tijd. Zo houd je aan het einde iets meer marge over om te schuiven.

 Haast je als je tijd hebt zodat je tijd hebt als je haast hebt.

Maak een rekensommetje voor de beste verdeling
Twijfel je aan de realiseerbaarheid van je doelen? Maak dan eens een rekensommetje van je beschikbare tijd per maand of week (werkweekuren -/- vrije dagen). Zet daar tegenover de minimaal benodigde tijd voor de onderwerpen bij 1 t/m 5 en bepaal dan hoe jouw beschikbare tijd voor je kerntaken verdeeld is over het jaar. Zo zie je direct waar de grootste tijdsdruk zit en wat je nog moet herverdelen of wegstrepen.

Met een heldere strategie en doelen ben je instaat om beter je werk te managen en je kostbare tijd te besteden aan de juiste activiteiten. Onze ervaringen helpen ons om steeds realistischer in te schatten. Helaas belemmert het ons ook en blijven we soms een beetje hangen in wat ooit niet werkte. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten, leer die van anderen kennen en spiegel je aan de goede eigenschappen van anderen zodat jij makkelijker jouw doelen bereikt.

 Op naar een goed jaar!

agenda herinnering aanpassen

Agenda herinnering aanpassen

Op verschillende items in je agenda heb je geen agenda herinnering nodig.

In outlook agenda staat standaard een herinnering 15 minuten voor een afspraak begint. Vooral voor afspraken is het waardevol zodat je op tijd aanwezig bent.

Maar heb je hem ook nodig op je (rooster) vrije dag? Of voor je routine werk waarvoor je tijd hebt gereserveerd zoals e-mail afhandelen of vergadering voorbereiden? Zet onnodige meldingen uit zodat het je niet verstoort en de andere meldingen écht functioneel zijn. Als je dit op één item uit de reeks doet, past Outlook dit toe op de hele reeks.

Zo kun je in Outlook de agenda herinnering aanpassen op 1 item of gelijk op de hele reeks:

agenda herinnering aanpassen

Zo zet je de herinnering uit:

  • Klik 1 keer op je agenda item, nu verschijnt in het lint een extra tabblad: hulpmiddelen voor agenda.
  • Zet de herinnering op ‘geen’ of bijvoorbeeld ‘0 minuten’ zo wordt je niet al een kwartier van te voren uit je concentratie gehaald.
  • Bij NEW Outlook kun je het uitzetten door de gebeurtenis / reeks te openen en de herinnering aan te passen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

checklist voor relaxed begin vakantie

Checklist voor relaxed begin vakantie

checklist voor relaxed begin vakantie

Heerlijk, de vakantieperiode staat weer voor de deur. Toch brengt het voor veel mensen stress met zich mee. Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen; koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

De eerste vakantiedagen had je zelfs nodig om af te schakelen en je werk echt achter je te laten.

De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ben je vastbesloten om het anders aan te pakken. Nu wil je echt relaxed aan je vakantie beginnen. Toch?

Gebruik de checklist voor relaxed begin vakantie

1. Breng vanaf 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren.
  • Mocht je (lichte) achterstanden hebben, plan ze dan nu in. Zo voorkom je dat je teveel werk erbij neemt wat je niet kunt afronden.
  • Maak voor alles wat deze 4 weken binnenkomt een beslissing of het urgent is.
  • Bepaal of het handig is of jij een verzoek moet oppakken, of slimmer direct door je collega die jou waarneemt tijdens je vakantie.
  • Plan grote klussen direct in je agenda zodat je continu overzicht houdt op je resterende beschikbare tijd.

2. Alles wat je nog voor je vakantie wilt afronden

  • Wie heb je nodig?
  • Stem jouw planning af op zijn/haar beschikbaarheid of vraag vooraf aan wie hij/zij het overdraagt.

3. Activiteiten die doorlopen in je vakantie

  • Als je nu al weet dat de vervolgacties in je vakantie vallen, draag dan nu al over. Zo kan je collega een goede planning maken i.c.m. de eigen werkzaamheden.
  • Plan ruim voor je vertrek een bila voor overdracht van lastigere klussen. Zo kan de ander zich inlezen of vragen stellen.

4. Activiteiten na je vakantie.

  • Iedereen heeft altijd wel zaken die ook na de vakantie kunnen.
  • Check wel even of je anderen nodig hebt en hun beschikbaarheid.

5. Is er iemand die jouw e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt.

  • Heeft je collega al auteurs rechten voor je e-mail?
  • Vertrek met een lege postvak-in, wel zo overzichtelijk voor je collega.
  • Maak onder je postvak-in tijdelijke mappen:
    01. Nog actie / 02. ter info / 03. afgehandeld.
    Zo is de overdracht ook gelijk geregeld.

6. Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je meer presteren.

7. Je agenda slim inrichten.

  • Ondanks dat je tijdig prioriteert en overdraagt is het handig de laatste 2 uurtjes voor je vakantie te reserveren voor afwerking. In het ergste geval heb je ze niet nodig en begint je vakantie al om 16:00 uur!
  • Reserveer gelijk de eerste paar uurtjes na je vakantie om bij te werken.

8. En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

  • Bakje koffie en met collega bijpraten
  • Agenda bekijken en bijwerken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland. Sorteer je ontvangen mail op pictogram en je ziet alle vergaderverzoeken onderaan de lijst.
  • Heb je veel e-mail bij te werken?
    Sorteer op pictogram, met ctrl+end zie je onderaan je vergaderverzoeken die je snel kunt bijwerken.
    Sorteer dan op onderwerp (handig voor kettingmails) en op afzender (wie is voor jou belangrijk?)

De vakantie is bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij relaxed aan je vakantie wilt beginnen, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.

 

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning

Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.

Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips