We doen het allemaal wel eens, een belangrijke klus doorschuiven naar morgen. Als een andere klus écht een hogere prioriteit heeft dan is dat een prima keuze. Maar heel eerlijk, het gebeurt ook omdat je niet precies weet hoe je die ene klus moet doen of gewoon omdat je er even geen zin in hebt. Alle andere taken die langskwamen kregen voorrang en nam je onbewust ook extra tijd voor. Zo kunnen we soms een bakje kikkers creëren die blijven kwaken. Net zolang tot je strak op de deadline de klus alsnog moet klaren. Soms werkt het om onder een gezonde tijdsdruk te presteren. Helaas is het voor veel mensen juist een bron van onrust en gaat er onbedoeld veel tijd mee verloren.

Er zijn verschillende technieken die je kunt inzetten om klussen die je vroeger uitstelde nu juist pro-actief voor de deadline te realiseren. Welke techniek je kiest hangt af van de type klus of wat bij jou past. Uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je jouw werkzaamheden indeelt in de tijd die jij beschikbaar hebt.

6 technieken om te stoppen met uitstellen

Focus op je belangrijkste taken.

Alfonso Pareto ontdekte dat 20% van de acties voor 80% van het resultaat zorgt. Of je nu veel of weinig werk hebt op een bepaalde dag, het is altijd waardevol om de belangrijkste ‘top’ 20% taken in beeld te hebben. Ofwel die taken die zorgen dat je jouw doelen realiseert. Begin iedere dag met een ‘top’ 20% taak. Soms is het voor de start van de dag nodig om een paar kleine taken op te pakken. Besteed daar maximaal een half uur aan en begin dan met een ‘top’ 20% taak. De rest van de dag heb je nog alle tijd om de overige taken op te pakken.

First things first, second things don’t matter

Leer nee zeggen, ook tegen leuke taken.

Iedereen kan nee zeggen. Op de vraag ‘wanneer eet jij deze kikker’ hoor ik maar al te vaak ‘niet’. Zelfs als je weet dat het een belangrijke taak is krijgen andere taken toch voorrang omdat die makkelijker of leuker zijn. Leer jezelf de discipline aan om toch eerst die kikker te eten voor je jezelf beloont met een leuke taak. Dit geldt natuurlijk ook voor een vraag van een collega. We vinden het vaak leuker om een collega te helpen dan nee te zeggen tegen een vraag. Lang niet iedere vraag is urgent en nee met een alternatief; natuurlijk wil ik je helpen, zullen we er vanmiddag om 14 uur naar kijken?; werkt vaker dan je denkt.

Als je ja zegt tegen het een, zeg je impliciet nee tegen iets anders

Bekijk de consequenties van uitstellen.

Voor een aantal klussen zijn de consequenties nog erger dan de klus zelf. Bijvoorbeeld bij niet halen van de deadline een rapportage schrijven met uitstelverzoek. Of een boze klant waarbij de klacht hoog wordt opgespeeld. Met de consequentie voor ogen kun je makkelijker prioriteren.

Kiezen tussen twee ‘kwade’ maakt de klus minder erg

Zorg voor een goede voorbereiding.

Stel je voor dat je eindelijk die klus wilt oppakken en dan blijkt dat je niet alles beschikbaar hebt. Killing. Check een dag voor je de kikker klus gepland hebt of je alles beschikbaar hebt om de klus in een keer op te pakken en af te ronden. Denk aan rapporten, info, sjablonen maar ook de beste plek om ongestoord te kunnen werken.

Creëer je beste omstandigheden voor belangrijke klussen

Maak iedere klus zover mogelijk af.

Losse eindjes van oude klussen zijn vaak van een bron van irritatie. Denk aan gespreksverslagen, archiveren, leeswerk. Sommigen zijn niet eens zo groot, maar als je er veel van hebt worden het vanzelf kikkers. Juist als iets volledig af is kun je het loslaten en uit je systeem halen.

Alles wat je af hebt kun je niet meer uitstellen

Pas de salami techniek toe.

Hele grote klussen of projecten worden juist overzichtelijker als je ze in stukjes hakt. Een project knip je op in fases, de bediening van een klantenportefeuille verdeel je over de maanden, een complexe nota of verslag maak je eerst in concept om later nog een keer te reviewen. Zelfs lastige klussen werken makkelijker als je 10 minuten met een collega spart over de beste aanpak.

Ook een watermeloen eet je hapje voor hapje

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Soms kiezen we eerder voor wat we leuk vinden dan wat werkelijk tot je top 20% taken hoort. Heb je even een korte energiegever nodig om daarna met de grote klus te starten? Waak ervoor dat de kleine dingen je dag beheerst en niet meer aan je belangrijkste taken toekomt. Het vraagt wat training en discipline, maar levert je vaak veel meer rust op waardoor je beter kunt concentreren.

Veel werkplezier!