Auteursarchief: Jolanda

werkweek van 4 uur

Een werkweek van 4 uur

Leid een rijk leven zonder hard te werken. Of je nu een overwerkte loonslaaf bent of een ondernemer die klem zit in het succes van zijn bedrijf, dit revolutionaire boek wijst je de weg naar een nieuw leven van weinig werkuren, veel vrije tijd en geld in overvloed.

Veel mensen zetten vraagtekens bij de realiteitswaarde van de titel.
Op zich maakt het niet eens uit of je precies dat doel hebt.
Het boek leest makkelijk en zet je op zijn minst aan het denken over de vraag:
Vul jij jouw werkweek nu in zoals je écht wilt of zit je ‘gevangen’ in een aantal belemmerende overtuigingen dat het niet anders kan?

[bol_product_links block_id=”bol_533339fdcb506_selected-products” products=”1001004007524831″ name=”Een werkweek van 4 uur” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

concentratie verbeteren

Concentratie verbeteren

concentratie verbeterenJe hebt van die dagen dat je zo in je flow zit en de hele wereld aan kunt. Helaas worden die afgewisseld met momenten dat je de slag maar niet te pakken krijgt en je niet kunt concentreren. Je hoort en ziet alles en bent snel afgeleid. Balen, want je hebt toch echt een paar grote klussen liggen waarvan de deadline snel dichterbij komt.

Oh kon je nu die knop maar omzetten en je focussen op die keien.

Er zijn legio kleine dingen die je helpen je te concentreren. Hieronder een aantal gewetensvragen, als je ze leest en denkt ‘oh, maar daar heb ik geen last van’ weet dan dat je zelf vaak je grootste saboteur bent. Probeer het eens een weekje en ervaar wat het met je doet.

Concentratie gewetensvragen

Hoeveel ruimte is er op jouw bureau? Wij denken associatief. Als je iets ogenschijnlijks onbenulligs ziet als een geeltje of kapotte pen kun je zo weer met je gedachte bij het gesprek zijn waarin je een pen zocht om je aantekening te maken.
Kijk eens kritisch wat je niet in je beeld hoeft te hebben en ruim het op of gooi het weg. Heb nog veel meldingen aan staan? Zet dan je e-mail pop-up uit en beheer je agendameldingen.

Een ruimtelijke werkomgeving geeft letterlijk ruimte in je hoofd.

Hoelang kan jij je concentreren? Sommige mensen zijn echte concentratie talenten. Toch is het niet voor niets dat een luchtverkeersleider na 2 uur geconcentreerd werken 40 minuten pauze neemt. Na 2 uur en 20 minuten is het zelfs verplicht.
Probeer je echte concentratie klussen (vaak ook keien) te verdelen over de dag en week en wissel ze af met routine taken.

Hoelang wil jij je minimaal concentreren? Sommige mensen hebben echt alles gedaan om rust te creëren maar zijn echte ‘klus hoppers’. Dan helpt het om met jezelf af te spreken hoelang je minimaal op de taak wilt focussen. Stel je timer op bijvoorbeeld 20 minuten en rek het iedere dag een beetje op.

Wat is jouw beste concentratie moment? Veel mensen kunnen zich in de ochtend makkelijker concentreren dan in de middag. Stem je concentratie klussen af op het moment van de dag dat het beste bij je past.

Concentratie tijd is beperkt beschikbaar, ga er slim mee om

Wat is jouw beste plek om die klus te klaren? Met de komst van open werkplekken krijg je meer prikkels binnen dan je misschien lief is. Wissel je flex-plek af met een paar uurtjes in een stilte/concentratie ruimte. En denk eraan, een hele dag geconcentreerd werken lukt niet. Dus ga eens écht flex-en en zoek weer een plek bij je collega’s zodra je klus af is. Zo kun je de ongewenste ‘apen’ echt even uit de buurt houden en ben je later weer beschikbaar.

Wat is jouw beste plek voor die klus?

Is je hoofd wel echt leeg? Vaak heb je nog van alles in je hoofd zitten. Maak je hoofd eerst leeg door alles wat je nog moet doen op te schrijven in een takenlijst of maak van je mail een taak. Met de juiste begindatum maak je voor jezelf gelijk een goede volgorde van oppakken.

Gebruik je hoofd om te denken en je taken/actielijst om te onthouden

Welk invloed heeft eten/drinken op jou? Ben jij zo iemand die pas wakker wordt na de 2e bak koffie? Realiseer je dan ook dat je samen met het wakker worden ook lekker actief of soms wel hyper actief wordt. En dat is nu nét iets te veel voor een concentratie klus. Teveel suikers of cafeïne maakt het voor sommige mensen lastiger om te concentreren.

Helpt het je al veel als je het geluid filtert? Soms lukt het niet om een rustige werkplek te vinden. Met een koptelefoon met rustige muziek (zonder zang) filter je de omgevingsgeluiden en kom je ook nog eens veel makkelijker in de concentratie. Bel je vaak met een headset? Laat hem dan na het telefoongesprek nog even opstaan zodat je de aantekeningen goed kunt verwerken.

Als laatste, of misschien wel eerste, een concentratie oefening. Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Soms moet je een beetje experimenteren om erachter te komen wat voor jou het beste werkt. Maar dat is het dubbel en dwars waard. Want eenmaal in je flow krijg je met minder moeite veel meer gedaan en ga je met een voldaan gevoel op tijd naar huis.

Veel werkplezier!

Snelle toegang of favorieten in verkenner

Vaak opslaan in een map? Gebruik snelle toegang in verkenner

Als je vaak in een specifieke map iets wilt opslaan is het handig om die map toe te voegen aan Snelle toegang in verkenner. Zo heb je de map met 1 klik beschikbaar.

Sleep een map:
Op het woord Snelle toegang in verkenner dan zie je een blauwe balk over het woord Snelle toegang en komt de map onderaan je lijstje vastgemaakte bestanden.
Tussen mappen die al in snelle toegang staan dan krijg je een zwarte streep en bepaal jij de volgorde.

Let op! 
Sleep je de map op een andere map die al in snelle toegang staat dan wordt de gesleepte map verplaatst! In je archief structuur vind je hem dan op de nieuwe plek.

In plaats van slepen kun je ook met je rechtermuisknop op de map klikken en kiezen voor ‘aan snelle toegang vastmaken’

Verwijderen:
Wil je een map verwijderen uit de favorieten, klik dan met rechts op die map en kies ‘van snelle toegang losmaken’ 

snelle toegang of favorieten in verkenner

Wil je vaker een tip ontvangen volg ons dan ook op facebook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

buttkick jezelf

Buttkick jezelf! – Jan Dijkgraaf

Er is er maar één verantwoordelijk voor jouw geluk. JIJ!

Buttkick jezelf laat je dat keer op keer voelen

We kunnen de economie de schuld geven. De regering. Geert Wilders. Europa. De buren. Familie. Onze partner (of juist het ontbreken ervan). De pechduivel (en dus niet de geluksvogel). Maar er is er maar één echt verantwoordelijk voor jouw geluk. En dat ben… JIJ!
In ‘Buttkick jezelf!’ geeft de enige Nederlander die er mee wegkomt als hij mensen – ook nog tegen betaling… – een schop onder hun kont geeft, Jan Dijkgraaf, in 101 prikkelende hoofdstukken aan hoe je in je werk en privé (weer, eindelijk, whatever) succesvol wordt. Hij houdt je een spiegel voor, maar hij geeft ook hier en daar een schouderklopje. Want van het geven van een compliment is nog nooit iemand doodgegaan.
Het enige nadeel van het boek: je moet er wel wat mee dóen.

[bol_product_links block_id=”bol_52e6605167614_selected-products” products=”9200000015511879″ name=”Buttkick jezelf” sub_id=”” background_color=”FFFFFF” text_color=”undefined” link_color=”undefined” border_color=”FFFFFF” width=”500″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″]

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

in 1 zin naar meer effectiviteit
stel jezelf deze vragen

In een organisatie is er altijd een gezonde spanning tussen het aantal mensen en de hoeveelheid werk.

Soms loopt dat even uit de pas, maar bij langere tijd onbalans komen er of mensen bij, of wordt er gereorganiseerd.

Voor jou de taak om je persoonlijke werkbalans goed te bewaken en van tijd tot tijd bij te sturen. Zo houden jullie samen grip op een gezonde werkomgeving.

Jezelf spiegelen kun je heel makkelijk, stel jezelf regelmatig de volgende vraag:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.

De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

  • Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
  • Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
  • Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?

Ik ben een groot voorstander van flexibiliteit om anderen te helpen als dat nodig is. Ook jij bent soms die ander die hulp nodig heeft.

Waak er in ieder geval voor dat je taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.

Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.

Ben jij de enige die voor een taak verantwoordelijk is? Denk dan aan de kwetsbaarheid voor je bedrijf en ga kijken hoe je een aantal zaken toch kunt verdelen door slimmer samen te werken

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.

Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken zodat je goed in je flow komt. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.

Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.

Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook

In Outlook kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten. Dat is een snelkoppeling naar specifieke mappen in je Outlook.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij en hoef je minder vaak te scrollen.

Ongebruikte favorieten verwijderen

Standaard heeft Outlook een aantal mappen onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc). Je postvak in en verzonden items is altijd handig, maar de rest gebruik je waarschijnlijk weinig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’. Je verwijdert dan de snelkoppeling en niet de map zelf.

Veel gebruikte mappen toevoegen in Favorieten

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die postvak in (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Ik vind het zelf ook altijd fijn als je eigen postvak in en verzonden items er staat. Moet je scrollen naar een archiefmap dan blijven deze 2 toch bovenaan zichtbaar.

Favorieten Outlook 2010

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda item kopieren

Agenda item kopiëren

Grote of lastige klussen werken vaak makkelijker als je ze in kleinere brokjes verdeelt.
In Outlook kun je eenvoudig een bestaand agenda item kopiëren.
Dat kan een ander moment op de dag, een andere dag in de week/maand zijn en zelfs naar een andere agenda waarop je gemachtigd bent (wel eerst open zetten).

Extra voordeel: bij het kopiëren wordt ook gelijk de categorie en extra teksten/toelichting gekopieerd.

Agenda item kopiëren binnen dezelfde week

1) Met Ctrl+C en Ctrl+V
2) Houdt CTRL ingedrukt en sleep het agenda item naar de gewenste plek.

Bijvoorbeeld handig bij:

– Reistijd voor en na een afspraak
– Lastige of grote taak die over meer dag(delen) verdeeld is
– Klantafspraak bij de ene collega betekent voorbereiding voor de andere collega

agenda item kopiëren

Agenda item kopiëren naar andere dag in de maand

Wil je het agenda item volgende week of later terug zien, dan kun je natuurlijk met CTRL+C eerst kopiëren en dan naar de gewenste datum gaan om met CTRL+V te plakken.

Maar je kunt ook met de CTRL ingedrukt het item slepen op de gewenste datum in je datumnavigator (kalendertje aan de linker kant). Hij kopieert het item dan naar dezelfde tijd als het origineel. Bijvoorbeeld van donderdag 13:00 naar dinsdag de week erna, dan komt hij ook weer om 13:00 uur te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de juiste tijd.

Als je overigens sleept zonder de CTRL ingedrukt te houden, dan wordt hij automatisch verplaatst.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

persoonlijke afspraak

Agenda afspraak privé markeren

Soms is het waardevol dat de inhoud van je afspraak voor anderen niet zichtbaar is.
Met het slotje houd je de gegevens privé.

persoonlijke afspraak

Open je agenda item en klik rechtsboven op het slotje. Kies voor opslaan en sluiten.
In je overzicht weergave van je agenda zie je nu in het agenda item een slotje staan.
Anderen zien wel de status van je afspraak ( bezet, niet aanwezig) maar niet het onderwerpen of de tekst en bijlagen die zijn toegevoegd.

In NEW Outlook kun je tijdens het maken van een afspraak voor het slotje met Privé kiezen. Bij een bestaande afspraak staat de optie Privé ook onder de rechtermuisknop.

NEW Outlook afspraak prive maken

Deze optie wordt ook veel gebruikt als er privacy gevoelige informatie in de tekst is toegevoegd.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

uitstellen

Artikel: Morgen is de beste dag voor alles!

uitstellen

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. ’s Morgens kom je met alle goede voornemens naar je werk, gister had je al gepland dat je eerst die kei van een klus oppakt. Voor de lunch nog je mail en taken bijwerken en dan in de middag al die andere acties.
En ja hoor, je collega vraagt of je nog even iets wilt aanleveren, de telefoon gaat, je ziet nog een mail die je gelijk oppakt en voor je het weet is het al bijna lunchtijd.

Dan die kei maar vanmiddag of nee, morgen vroeg, dan doe je die als eerste. Als je nu heel eerlijk bent naar jezelf, was het dan een terechte en bewuste keuze om die andere zaken eerst op te pakken, of ben je onbewust aan het uitstellen geweest?

Uitstellen van werkzaamheden is één van de grootste tijdvreters.

Wat levert uitstellen op?

  • Onrust in je hoofd
  • Moeilijker te concentreren
  • Alle andere klussen duren veel langer dan normaal
  • Je wordt gestoord met vragen hoe het ermee staat
  • Rot gevoel
  • Vul maar aan met wat het voor jou betekent

Rationeel gezien levert het dus niets op. Blijkbaar heeft het gevoel of het onbewuste hier veel meer invloed dan je zou willen.

Waarom stellen we uit?
Dat varieert per persoon en type taak. Ik ken mensen die erg gedisciplineerd kunnen werken, maar hebben privé echt wel klussen die ze uitstellen of juist andersom.

De meest voorkomende redenen:

  • Je weet niet precies hoe het moet
  • Lijkt heel veel tijd te kosten
  • Je vindt het niet leuk
  • Je wilt alle andere mensen niet telleurstellen en stelt vooral die taken uit die voor jezelf belangrijk zijn

Wat kun je eraan doen?
Natuurlijk weten we allemaal dat er maar 1 échte oplossing is: gewoon doen.
Toch klinkt dat soms makkelijker dan gedaan. Kies dan een van onderstaande strategieën en experimenteer welke voor jou werkt.

Stel je voor wat het voor jou betekent als je die klus wél gedaan hebt.
Wat levert je dat op? Hoe ziet het er dan uit? Hoe voel je je dan? Wat zeg je dan tegen jezelf? Hoe duidelijker de voordelen zijn, hoe makkelijker je tot actie overgaat.

Inventariseer welke klussen jij lastig vindt en de neiging hebt uit te stellen.
Het herkennen van de situatie is de 1e stap naar verbeteren. Schrijf de komende week eens op welke taken je hebt uitgesteld. Wat is de reden en welke tips kun je toepassen om dat te voorkomen?

Plan lastige klussen in de ochtend.
In de ochtend ben je fris. Als je de lastige klus eenmaal af hebt zal je zien dat alle andere klussen ook veel makkelijker gaan.

Maak een duidelijk beeld van het beoogde resultaat.
Hoe scherper het beeld, hoe duidelijker de handelingen zijn. Door de onzekerheid vooraf te tackelen gaat de klus veel sneller.

Hak het in stukjes.
Deel grotere klussen in fases zodat het overzichtelijker wordt. Je werkt dan naar een ‘tussendoel’. Per fase kun je de actie even laten bezinken en ga je onbewust al weer aan de slag met de volgende fase.

Gebruik de kennis van je collega’s.
Iets wat voor jou nieuw of spannend is kan voor een collega al bekend terrein zijn. Door alleen al een kwartiertje met elkaar te sparren krijg je een veel beter beeld hoe je het kunt aanpakken.

Kies een specifieke plek om de taak uit te voeren.
Door juist op een andere plek te gaan zitten word je minder verleidt om iets anders voor te laten gaan. Ook geef je een duidelijk signaal naar je omgeving dat je nu echt even wilt doorzetten.

Zet een tijdslot op je activiteit.
Schat in hoelang je nodig hebt voor de klus, pak een hele kleine marge en plan dan iets anders. Je ‘dwingt’ jezelf om het voor die tijd af te hebben.

‘Beloon’ jezelf.
Dat kan met een leuke klus maar ook met langere lunchpauze of eerder naar huis.

Wil jij meer grip krijgen op je tijdsbesteding en rust in je hoofd wees dan kritisch op je neiging tot uitstellen. Leer jezelf aan om belangrijke taken tijdig op te pakken. Zo creëer je ook nog eens een betrouwbare werkreputatie!

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Mail naar taak

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen? Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt. Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

Van een mail een taak met e-mail in de bijlage maken:

  • Ga op de mail staan
  • Klik op de knop onder snelle stappen (Taak met bijlage) óf
  • klik met rechts op de mail,
    => “Oude” Outlook: snelle stappen => taak met bijlage
    => NEW Outlook: geavanceerde acties => taak maken

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

Mail naar taak

2e optie in Outlook New

In de nieuwe en online Outlook kun je ook de To Do lijst als overlay in beeld zetten naast je mailbox. Daarna sleep je de mail naar de To Do. Klik nog even met rechts op de taak om een goede datum toe te voegen.
LET OP: Klik nog even met rechts op de taak om hem een goede datum en juiste naam (actie) te geven.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips