Veel mensen ervaren al de voordelen van overzicht in de postvak-in, takenlijst of CRM activiteiten. Mis je dat nog, werk dan met slimme sorteer technieken en groepsgewijs opschonen eerst je e-mail bij. Maak voor klussen die je later moet doen een takenlijst of zet het in je CRM systeem. Leer jezelf een dagelijkse routine aan om alles wat je uit je mailbox ‘vastpakt’ ook direct af te handelen of op de goede plek te zetten in je takenlijst / CRM activiteiten. Pas daarna gaat je wekelijks agenda onderhoud goed werken.
Je hebt vast al eens een overzichtelijke agenda planning gemaakt. Immers, anderen willen weten wanneer ze iets met je kunnen afspreken en je hebt zelf ook verschillende klussen met een deadline die je wilt nakomen.
Belangijker nog, door in je agenda te plannen kun je makkelijker je doelen realiseren, prioriteiten stellen, reële tijdschattingen maken en je grenzen stellen in je balans werk privé. Een goede planning biedt voldoende flexibiliteit zodat je kunt inspelen op onvoorziene omstandigheden. Uiteindelijk beslis jij of je jouw planning bijstelt aan de nieuwe ontwikkelingen, of je toch vast houdt aan je eerder gestelde prioriteiten.
Wekelijks agenda onderhoud om je doelen te realiseren.
Wekelijks agenda onderhoud in 4 stappen
Voor de planning heb je het beste overzicht als je de agenda (tijdelijk) op werkweek zet.
1: Wat is je werkelijke beschikbare ruimte?
Soms lijkt het of je veel ruimte hebt in je agenda, maar als je een paar minuten de tijd neemt zie je snel dat de werkelijkheid anders is:
- Kijk 4 weken vooruit welke dubbele afspraken (ontstaat vaak door afspraakreeksen) je wilt laten vervallen of verplaatsen. Vallen afspraken te vaak samen met iets anders, pas dan 1 keer de reeks aan.
- Kloppen je (rooster)vrije dagen?
- Check of bij iedere afspraak juiste voorbereiding-, uitwerk-, reistijd gereserveerd is.
- Zodra iets een klein half uur kost is het waardevol om deze tijd te reserveren, zelfs als je het lastig vindt om in te schatten. Niemand heeft er last van als je een keer eerder klaar bent toch?
2: Check je open eindjes van afgelopen week
Iedereen heeft wel eens taken waar je niet aan toe bent gekomen. Dat wordt pas echt een probleem als je ze in je hoofd houdt in plaats van opnieuw indeelt:
- Bekijk je agenda afspraken van afgelopen week. Is alles echt af of moet je nog tijd reserveren om het af te maken?
- Bewaar jij de agenda herinneringen als openstaande actie? Loop ze door en meldt ze af of plan ze opnieuw in.
- Werk je met een takenlijst of CRM systeem zoals Siebel? Kijk dan welke openstaande (achterstallige) taken komende week opgepakt moeten worden. Sommige achterstallige taken zijn al opgelost en hoef je alleen maar af te melden.
3: Plan 1-2 weken vooruit
Voor de meeste mensen is 1-2 weken vooruit plannen voldoende. Let dan vooral op:
- Voor welke keien uit je takenlijst of CRM systeem moet je nog tijd reserveren?
- Welke kleine taken kun je nog slim bundelen? Reserveer dan bv een uur om ze in een keer af te handelen.
- Moet je nog rekening houden met de planning van een (duo) collega?
- Heb je de beste plek gekozen voor je concentratie klussen?
- Heb je een paar lastige klussen? Kies het beste moment van de dag en kijk of je nog iemand anders nodig hebt om mee af te stemmen.
4: Plan je wekelijks onderhoud
Zodra je routine hebt opgebouwd doe je bovenstaande stappen in een kwartiertje tot een half uurtje per week. Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het wekelijks onderhoud aan het einde van de werkweek te doen. Dat geeft hen rust in het weekend. Natuurlijk kun je het ook voor een teamoverleg of bila doen waarin de werkvoorraad wordt besproken. Zo is je wekelijks onderhoud gelijk een voorbereiding voor het overleg. Begin in ieder geval met het inplannen van een repeterende afspraak, dan kun je na enkele weken altijd nog bijstellen.
Als jij met meer rust je doelen wilt behalen heb je veel baat bij een wekelijks agenda onderhoud. In nog geen half uur per week stel je prioriteiten, neem je besluiten en heb je een goed beeld welke stappen jij de komende weken gaat zetten om je doelen te realiseren.
Heel veel succes!
In het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?
