Categoriearchief: Artikelen

Strategie en doelen 2015

Strategie en doelen

strategie

Aan het einde van het jaar maken veel bedrijven de strategie en jaardoelstellingen. Dan volgt al snel de doorvertaling naar de persoonlijke doelen in een prestatiedocument en/of persoonlijk ontwikkelplan. Mooi moment om jouw persoonlijke doelen en strategie voor te bereiden.

Waarom zou ik doelen stellen? Het loopt toch anders.

Natuurlijk komen er altijd zaken op je pad die je niet had kunnen voorzien. Toch heeft het wel degelijk waarde om je richting te bepalen. Alle grote afwijkingen die langskomen kun je dan weloverwogen afwegen. Sommige helpen zelfs om je doelen sneller of makkelijker te bereiken, sommige leiden misschien tot het aanpassen van je doelen.

Een ding is duidelijk, jij blijft de regisseur van je persoonlijk resultaat.

Los van wat je nog niet weet zijn er veel zaken die je (impliciet) wel weet en kunt meenemen in de opzet en realisatie van jouw doelen.

 Begin met het einde voor ogen.

Strategie en doelen bepalen, waar rekening mee te houden

Vakanties en vrije dagen zijn leuk maar soms ook lastig
Feitjes: een jaar heeft 365 dagen, 52 weken, 12 maanden, 4 kwartalen en 2 helften. Maar niet voor jouw planning. Je roostervrij is misschien om de week, in het voorjaar zijn er extra feestdagen en je vakantie duurt langer dan 1 dag. Ga jij het liefst in de winter, het voor- of najaar of een zo lang mogelijke zomervakantie? Rooster die periode dan uit je planning.

 Een richtgetal per week of maand? Deel je actiedoelen dan door 40 werkbare weken of 10 werkbare maanden.

Weet je nog niet hoe de vrije dagen vallen? Zorg dat de feestdagen standaard in je agenda staan en zet de voor jouw belangrijke schoolvakanties ook vast bovenaan in je agenda.

Projectplanningen, implementaties en werkgroepen
Naast je vaste taken heeft vrijwel iedereen ook te maken met een project- of werkgroep. Sommigen lopen al, sommigen starten in de loop van het kalenderjaar.

Heb je al een beeld welke projecten of implementaties in de loop van het jaar starten?

Waar wil jij graag een bijdrage aan leveren? Wat betekent dat voor je beschikbare tijd voor je overige doelen?

Marketing en netwerk activiteiten
Naast interne projecten zijn er vaak ook externe activiteiten die invloed hebben op jouw beschikbare tijd. Gelukkig hoef je niet bij alles aanwezig te zijn.

Bekijk het marketingjaarplan en bepaal de impact voor jouw rol.

Verandering in teamsamenstelling
Helaas worden we af en toe ziek. Meestal maar enkele dagen, soms iets langer. Veel hiervan kun je niet voorzien, tenzij je weet dat iemand zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gaat benutten. Ook het inwerken van nieuwe collega’s kost eerst tijd voor je de voordelen gaat ervaren. 

Gewenste en benodigde opleidingen
In de huidige tijd is iedereen continu met zijn ontwikkeling bezig. In je persoonlijk ontwikkel plan staan ongetwijfeld al verschillende opleidingen die je gaat oppakken. Daarnaast komen er nog teamdagen of -trainingen.

Informeer bij je manager welke plannen er zijn. Met een goed overzicht kun je de volgorde en studiebelasting beter verdelen.

Houdt ruimte voor ad-hoc
Wetende dat je nog niet alles weet betekent ook dat je tijd moet vrijhouden voor de nog onbekende zaken. In het begin van het jaar lijk je soms iets rianter in je tijd te zitten. Toch is dat de periode dat je extra zuinig moet zijn op je tijd. Zo houd je aan het einde iets meer marge over om te schuiven.

 Haast je als je tijd hebt zodat je tijd hebt als je haast hebt.

Maak een rekensommetje voor de beste verdeling
Twijfel je aan de realiseerbaarheid van je doelen? Maak dan eens een rekensommetje van je beschikbare tijd per maand of week (werkweekuren -/- vrije dagen). Zet daar tegenover de minimaal benodigde tijd voor de onderwerpen bij 1 t/m 5 en bepaal dan hoe jouw beschikbare tijd voor je kerntaken verdeeld is over het jaar. Zo zie je direct waar de grootste tijdsdruk zit en wat je nog moet herverdelen of wegstrepen.

Met een heldere strategie en doelen ben je instaat om beter je werk te managen en je kostbare tijd te besteden aan de juiste activiteiten. Onze ervaringen helpen ons om steeds realistischer in te schatten. Helaas belemmert het ons ook en blijven we soms een beetje hangen in wat ooit niet werkte. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten, leer die van anderen kennen en spiegel je aan de goede eigenschappen van anderen zodat jij makkelijker jouw doelen bereikt.

 Op naar een goed jaar!

Uitstellen

Uitstellen of prioriteren

UitstellenWe doen het allemaal wel eens, een belangrijke klus doorschuiven naar morgen. Als een andere klus écht een hogere prioriteit heeft dan is dat een prima keuze. Maar heel eerlijk, het gebeurt ook omdat je niet precies weet hoe je die ene klus moet doen of gewoon omdat je er even geen zin in hebt. Alle andere taken die langskwamen kregen voorrang en nam je onbewust ook extra tijd voor. Zo kunnen we soms een bakje kikkers creëren die blijven kwaken. Net zolang tot je strak op de deadline de klus alsnog moet klaren. Soms werkt het om onder een gezonde tijdsdruk te presteren. Helaas is het voor veel mensen juist een bron van onrust en gaat er onbedoeld veel tijd mee verloren.

Er zijn verschillende technieken die je kunt inzetten om klussen die je vroeger uitstelde nu juist pro-actief voor de deadline te realiseren. Welke techniek je kiest hangt af van de type klus of wat bij jou past. Uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je jouw werkzaamheden indeelt in de tijd die jij beschikbaar hebt.

6 technieken om te stoppen met uitstellen

Focus op je belangrijkste taken.

Alfonso Pareto ontdekte dat 20% van de acties voor 80% van het resultaat zorgt. Of je nu veel of weinig werk hebt op een bepaalde dag, het is altijd waardevol om de belangrijkste ‘top’ 20% taken in beeld te hebben. Ofwel die taken die zorgen dat je jouw doelen realiseert. Begin iedere dag met een ‘top’ 20% taak. Soms is het voor de start van de dag nodig om een paar kleine taken op te pakken. Besteed daar maximaal een half uur aan en begin dan met een ‘top’ 20% taak. De rest van de dag heb je nog alle tijd om de overige taken op te pakken.

First things first, second things don’t matter

Leer nee zeggen, ook tegen leuke taken.

Iedereen kan nee zeggen. Op de vraag ‘wanneer eet jij deze kikker’ hoor ik maar al te vaak ‘niet’. Zelfs als je weet dat het een belangrijke taak is krijgen andere taken toch voorrang omdat die makkelijker of leuker zijn. Leer jezelf de discipline aan om toch eerst die kikker te eten voor je jezelf beloont met een leuke taak. Dit geldt natuurlijk ook voor een vraag van een collega. We vinden het vaak leuker om een collega te helpen dan nee te zeggen tegen een vraag. Lang niet iedere vraag is urgent en nee met een alternatief; natuurlijk wil ik je helpen, zullen we er vanmiddag om 14 uur naar kijken?; werkt vaker dan je denkt.

Als je ja zegt tegen het een, zeg je impliciet nee tegen iets anders

Bekijk de consequenties van uitstellen.

Voor een aantal klussen zijn de consequenties nog erger dan de klus zelf. Bijvoorbeeld bij niet halen van de deadline een rapportage schrijven met uitstelverzoek. Of een boze klant waarbij de klacht hoog wordt opgespeeld. Met de consequentie voor ogen kun je makkelijker prioriteren.

Kiezen tussen twee ‘kwade’ maakt de klus minder erg

Zorg voor een goede voorbereiding.

Stel je voor dat je eindelijk die klus wilt oppakken en dan blijkt dat je niet alles beschikbaar hebt. Killing. Check een dag voor je de kikker klus gepland hebt of je alles beschikbaar hebt om de klus in een keer op te pakken en af te ronden. Denk aan rapporten, info, sjablonen maar ook de beste plek om ongestoord te kunnen werken.

Creëer je beste omstandigheden voor belangrijke klussen

Maak iedere klus zover mogelijk af.

Losse eindjes van oude klussen zijn vaak van een bron van irritatie. Denk aan gespreksverslagen, archiveren, leeswerk. Sommigen zijn niet eens zo groot, maar als je er veel van hebt worden het vanzelf kikkers. Juist als iets volledig af is kun je het loslaten en uit je systeem halen.

Alles wat je af hebt kun je niet meer uitstellen

Pas de salami techniek toe.

Hele grote klussen of projecten worden juist overzichtelijker als je ze in stukjes hakt. Een project knip je op in fases, de bediening van een klantenportefeuille verdeel je over de maanden, een complexe nota of verslag maak je eerst in concept om later nog een keer te reviewen. Zelfs lastige klussen werken makkelijker als je 10 minuten met een collega spart over de beste aanpak.

Ook een watermeloen eet je hapje voor hapje

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Soms kiezen we eerder voor wat we leuk vinden dan wat werkelijk tot je top 20% taken hoort. Heb je even een korte energiegever nodig om daarna met de grote klus te starten? Waak ervoor dat de kleine dingen je dag beheerst en niet meer aan je belangrijkste taken toekomt. Het vraagt wat training en discipline, maar levert je vaak veel meer rust op waardoor je beter kunt concentreren.

Veel werkplezier!

checklist voor relaxed begin vakantie

Checklist voor relaxed begin vakantie

checklist voor relaxed begin vakantie

Heerlijk, de vakantieperiode staat weer voor de deur. Toch brengt het voor veel mensen stress met zich mee. Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen; koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

De eerste vakantiedagen had je zelfs nodig om af te schakelen en je werk echt achter je te laten.

De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ben je vastbesloten om het anders aan te pakken. Nu wil je echt relaxed aan je vakantie beginnen. Toch?

Gebruik de checklist voor relaxed begin vakantie

1. Breng vanaf 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren.
  • Mocht je (lichte) achterstanden hebben, plan ze dan nu in. Zo voorkom je dat je teveel werk erbij neemt wat je niet kunt afronden.
  • Maak voor alles wat deze 4 weken binnenkomt een beslissing of het urgent is.
  • Bepaal of het handig is of jij een verzoek moet oppakken, of slimmer direct door je collega die jou waarneemt tijdens je vakantie.
  • Plan grote klussen direct in je agenda zodat je continu overzicht houdt op je resterende beschikbare tijd.

2. Alles wat je nog voor je vakantie wilt afronden

  • Wie heb je nodig?
  • Stem jouw planning af op zijn/haar beschikbaarheid of vraag vooraf aan wie hij/zij het overdraagt.

3. Activiteiten die doorlopen in je vakantie

  • Als je nu al weet dat de vervolgacties in je vakantie vallen, draag dan nu al over. Zo kan je collega een goede planning maken i.c.m. de eigen werkzaamheden.
  • Plan ruim voor je vertrek een bila voor overdracht van lastigere klussen. Zo kan de ander zich inlezen of vragen stellen.

4. Activiteiten na je vakantie.

  • Iedereen heeft altijd wel zaken die ook na de vakantie kunnen.
  • Check wel even of je anderen nodig hebt en hun beschikbaarheid.

5. Is er iemand die jouw e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt.

  • Heeft je collega al auteurs rechten voor je e-mail?
  • Vertrek met een lege postvak-in, wel zo overzichtelijk voor je collega.
  • Maak onder je postvak-in tijdelijke mappen:
    01. Nog actie / 02. ter info / 03. afgehandeld.
    Zo is de overdracht ook gelijk geregeld.

6. Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je meer presteren.

7. Je agenda slim inrichten.

  • Ondanks dat je tijdig prioriteert en overdraagt is het handig de laatste 2 uurtjes voor je vakantie te reserveren voor afwerking. In het ergste geval heb je ze niet nodig en begint je vakantie al om 16:00 uur!
  • Reserveer gelijk de eerste paar uurtjes na je vakantie om bij te werken.

8. En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

  • Bakje koffie en met collega bijpraten
  • Agenda bekijken en bijwerken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland. Sorteer je ontvangen mail op pictogram en je ziet alle vergaderverzoeken onderaan de lijst.
  • Heb je veel e-mail bij te werken?
    Sorteer op pictogram, met ctrl+end zie je onderaan je vergaderverzoeken die je snel kunt bijwerken.
    Sorteer dan op onderwerp (handig voor kettingmails) en op afzender (wie is voor jou belangrijk?)

De vakantie is bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij relaxed aan je vakantie wilt beginnen, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.

 

Prioriteren

Makkelijker prioriteren

Prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.

concentratie verbeteren

Concentratie verbeteren

concentratie verbeterenJe hebt van die dagen dat je zo in je flow zit en de hele wereld aan kunt. Helaas worden die afgewisseld met momenten dat je de slag maar niet te pakken krijgt en je niet kunt concentreren. Je hoort en ziet alles en bent snel afgeleid. Balen, want je hebt toch echt een paar grote klussen liggen waarvan de deadline snel dichterbij komt.

Oh kon je nu die knop maar omzetten en je focussen op die keien.

Er zijn legio kleine dingen die je helpen je te concentreren. Hieronder een aantal gewetensvragen, als je ze leest en denkt ‘oh, maar daar heb ik geen last van’ weet dan dat je zelf vaak je grootste saboteur bent. Probeer het eens een weekje en ervaar wat het met je doet.

Concentratie gewetensvragen

Hoeveel ruimte is er op jouw bureau? Wij denken associatief. Als je iets ogenschijnlijks onbenulligs ziet als een geeltje of kapotte pen kun je zo weer met je gedachte bij het gesprek zijn waarin je een pen zocht om je aantekening te maken.
Kijk eens kritisch wat je niet in je beeld hoeft te hebben en ruim het op of gooi het weg. Heb nog veel meldingen aan staan? Zet dan je e-mail pop-up uit en beheer je agendameldingen.

Een ruimtelijke werkomgeving geeft letterlijk ruimte in je hoofd.

Hoelang kan jij je concentreren? Sommige mensen zijn echte concentratie talenten. Toch is het niet voor niets dat een luchtverkeersleider na 2 uur geconcentreerd werken 40 minuten pauze neemt. Na 2 uur en 20 minuten is het zelfs verplicht.
Probeer je echte concentratie klussen (vaak ook keien) te verdelen over de dag en week en wissel ze af met routine taken.

Hoelang wil jij je minimaal concentreren? Sommige mensen hebben echt alles gedaan om rust te creëren maar zijn echte ‘klus hoppers’. Dan helpt het om met jezelf af te spreken hoelang je minimaal op de taak wilt focussen. Stel je timer op bijvoorbeeld 20 minuten en rek het iedere dag een beetje op.

Wat is jouw beste concentratie moment? Veel mensen kunnen zich in de ochtend makkelijker concentreren dan in de middag. Stem je concentratie klussen af op het moment van de dag dat het beste bij je past.

Concentratie tijd is beperkt beschikbaar, ga er slim mee om

Wat is jouw beste plek om die klus te klaren? Met de komst van open werkplekken krijg je meer prikkels binnen dan je misschien lief is. Wissel je flex-plek af met een paar uurtjes in een stilte/concentratie ruimte. En denk eraan, een hele dag geconcentreerd werken lukt niet. Dus ga eens écht flex-en en zoek weer een plek bij je collega’s zodra je klus af is. Zo kun je de ongewenste ‘apen’ echt even uit de buurt houden en ben je later weer beschikbaar.

Wat is jouw beste plek voor die klus?

Is je hoofd wel echt leeg? Vaak heb je nog van alles in je hoofd zitten. Maak je hoofd eerst leeg door alles wat je nog moet doen op te schrijven in een takenlijst of maak van je mail een taak. Met de juiste begindatum maak je voor jezelf gelijk een goede volgorde van oppakken.

Gebruik je hoofd om te denken en je taken/actielijst om te onthouden

Welk invloed heeft eten/drinken op jou? Ben jij zo iemand die pas wakker wordt na de 2e bak koffie? Realiseer je dan ook dat je samen met het wakker worden ook lekker actief of soms wel hyper actief wordt. En dat is nu nét iets te veel voor een concentratie klus. Teveel suikers of cafeïne maakt het voor sommige mensen lastiger om te concentreren.

Helpt het je al veel als je het geluid filtert? Soms lukt het niet om een rustige werkplek te vinden. Met een koptelefoon met rustige muziek (zonder zang) filter je de omgevingsgeluiden en kom je ook nog eens veel makkelijker in de concentratie. Bel je vaak met een headset? Laat hem dan na het telefoongesprek nog even opstaan zodat je de aantekeningen goed kunt verwerken.

Als laatste, of misschien wel eerste, een concentratie oefening. Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Soms moet je een beetje experimenteren om erachter te komen wat voor jou het beste werkt. Maar dat is het dubbel en dwars waard. Want eenmaal in je flow krijg je met minder moeite veel meer gedaan en ga je met een voldaan gevoel op tijd naar huis.

Veel werkplezier!

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

in 1 zin naar meer effectiviteit
stel jezelf deze vragen

In een organisatie is er altijd een gezonde spanning tussen het aantal mensen en de hoeveelheid werk.

Soms loopt dat even uit de pas, maar bij langere tijd onbalans komen er of mensen bij, of wordt er gereorganiseerd.

Voor jou de taak om je persoonlijke werkbalans goed te bewaken en van tijd tot tijd bij te sturen. Zo houden jullie samen grip op een gezonde werkomgeving.

Jezelf spiegelen kun je heel makkelijk, stel jezelf regelmatig de volgende vraag:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.

De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

  • Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
  • Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
  • Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?

Ik ben een groot voorstander van flexibiliteit om anderen te helpen als dat nodig is. Ook jij bent soms die ander die hulp nodig heeft.

Waak er in ieder geval voor dat je taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.

Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.

Ben jij de enige die voor een taak verantwoordelijk is? Denk dan aan de kwetsbaarheid voor je bedrijf en ga kijken hoe je een aantal zaken toch kunt verdelen door slimmer samen te werken

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.

Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken zodat je goed in je flow komt. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.

Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.

Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

uitstellen

Artikel: Morgen is de beste dag voor alles!

uitstellen

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. ’s Morgens kom je met alle goede voornemens naar je werk, gister had je al gepland dat je eerst die kei van een klus oppakt. Voor de lunch nog je mail en taken bijwerken en dan in de middag al die andere acties.
En ja hoor, je collega vraagt of je nog even iets wilt aanleveren, de telefoon gaat, je ziet nog een mail die je gelijk oppakt en voor je het weet is het al bijna lunchtijd.

Dan die kei maar vanmiddag of nee, morgen vroeg, dan doe je die als eerste. Als je nu heel eerlijk bent naar jezelf, was het dan een terechte en bewuste keuze om die andere zaken eerst op te pakken, of ben je onbewust aan het uitstellen geweest?

Uitstellen van werkzaamheden is één van de grootste tijdvreters.

Wat levert uitstellen op?

  • Onrust in je hoofd
  • Moeilijker te concentreren
  • Alle andere klussen duren veel langer dan normaal
  • Je wordt gestoord met vragen hoe het ermee staat
  • Rot gevoel
  • Vul maar aan met wat het voor jou betekent

Rationeel gezien levert het dus niets op. Blijkbaar heeft het gevoel of het onbewuste hier veel meer invloed dan je zou willen.

Waarom stellen we uit?
Dat varieert per persoon en type taak. Ik ken mensen die erg gedisciplineerd kunnen werken, maar hebben privé echt wel klussen die ze uitstellen of juist andersom.

De meest voorkomende redenen:

  • Je weet niet precies hoe het moet
  • Lijkt heel veel tijd te kosten
  • Je vindt het niet leuk
  • Je wilt alle andere mensen niet telleurstellen en stelt vooral die taken uit die voor jezelf belangrijk zijn

Wat kun je eraan doen?
Natuurlijk weten we allemaal dat er maar 1 échte oplossing is: gewoon doen.
Toch klinkt dat soms makkelijker dan gedaan. Kies dan een van onderstaande strategieën en experimenteer welke voor jou werkt.

Stel je voor wat het voor jou betekent als je die klus wél gedaan hebt.
Wat levert je dat op? Hoe ziet het er dan uit? Hoe voel je je dan? Wat zeg je dan tegen jezelf? Hoe duidelijker de voordelen zijn, hoe makkelijker je tot actie overgaat.

Inventariseer welke klussen jij lastig vindt en de neiging hebt uit te stellen.
Het herkennen van de situatie is de 1e stap naar verbeteren. Schrijf de komende week eens op welke taken je hebt uitgesteld. Wat is de reden en welke tips kun je toepassen om dat te voorkomen?

Plan lastige klussen in de ochtend.
In de ochtend ben je fris. Als je de lastige klus eenmaal af hebt zal je zien dat alle andere klussen ook veel makkelijker gaan.

Maak een duidelijk beeld van het beoogde resultaat.
Hoe scherper het beeld, hoe duidelijker de handelingen zijn. Door de onzekerheid vooraf te tackelen gaat de klus veel sneller.

Hak het in stukjes.
Deel grotere klussen in fases zodat het overzichtelijker wordt. Je werkt dan naar een ‘tussendoel’. Per fase kun je de actie even laten bezinken en ga je onbewust al weer aan de slag met de volgende fase.

Gebruik de kennis van je collega’s.
Iets wat voor jou nieuw of spannend is kan voor een collega al bekend terrein zijn. Door alleen al een kwartiertje met elkaar te sparren krijg je een veel beter beeld hoe je het kunt aanpakken.

Kies een specifieke plek om de taak uit te voeren.
Door juist op een andere plek te gaan zitten word je minder verleidt om iets anders voor te laten gaan. Ook geef je een duidelijk signaal naar je omgeving dat je nu echt even wilt doorzetten.

Zet een tijdslot op je activiteit.
Schat in hoelang je nodig hebt voor de klus, pak een hele kleine marge en plan dan iets anders. Je ‘dwingt’ jezelf om het voor die tijd af te hebben.

‘Beloon’ jezelf.
Dat kan met een leuke klus maar ook met langere lunchpauze of eerder naar huis.

Wil jij meer grip krijgen op je tijdsbesteding en rust in je hoofd wees dan kritisch op je neiging tot uitstellen. Leer jezelf aan om belangrijke taken tijdig op te pakken. Zo creëer je ook nog eens een betrouwbare werkreputatie!

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning

Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.

Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

vakantie

Artikel: Zo geniet jij extra lang van je vakantie

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen;

vakantie

fijne vakantie!

Koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?
Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

Aan het einde van je vakantie zorg je in ieder geval dat je thuis alvast je mail hebt bijgewerkt. Dan weet je wat er speelt en heb je voldoende ruimte om de overdracht te doen.
Voor je het in de gaten hebt ben je al bijna weer vergeten dat je vakantie hebt gehad. Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ga je dat echt beter aanpakken, toch?
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

6 tips om langer van je vakantie te genieten:

1. Breng 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Wie heb je nodig om je werk te kunnen doen?
  • Wanneer zijn zij met vakantie en wat betekent dat voor jouw planning?
  • Werk je met een CRM systeem zoals Siebel? Neem nu al voor iedere activiteit die in je vakantie gepland staat een besluit.

Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren. Pas je planning en CRM systeem daarop aan. Zet alles wat je delegeert vast door naar je collega, des te eerder kan de ander een goede eigen planning maken. Werk dit iedere week bij tot je vakantie.

2.   Hoe ziet je agenda eruit als je terugkomt?

  • Reserveer nu al voldoende tijd om bij te werken
  • Welke afspraken met anderen heb je dan nodig om snel te kunnen opstarten?

3.   Is er iemand die jouw werk / e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt. Check nog even wat afspraken:

  • Heeft je collega auteurs rechten voor je e-mail?
  • Maak vooraf onder je postvak-in tijdelijke mappen: Nog actie / ter info / afgehandeld (of deze gelijk verwijderen). Zo blijft je postvak voor je collega overzichtelijk en staat het voor jou geprioriteerd.

4.    Wat zet je in de afwezigheid assistent?
Wegens vakantie tot (datum) kan ik uw mail niet beantwoorden
a. De mail wordt niet doorgestuurd. Als u voor die tijd antwoord wilt kunt u contact opnemen met (e-mail collega/team).

      Voorkom dubbel werk en laat je collega de doorgestuurde mail uit je mailbox verwijderen.
        b.

De mail wordt ongelezen verwijderd. U kunt uw vraag mailen naar (naam collega/team) óf stuur mij een e-mail na (datum).

Dit klinkt stoer, maar kan heel efficiënt zijn. Neem desnoods de mail van de laatste 2-3 dagen door of van specifieke personen en zet de rest in een aparte map dan kun je nog terugbladeren en na 3 weken definitief verwijderen.

5.  Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je, in alle rust, meer presteren.

6.   En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

De vakantie is juist bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij de valkuilen wilt ontlopen waardoor je vakantie gestrester begint dan gehoopt, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.
Alvast een hele fijne vakantie!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Artikel: Hoe je met dweilen en bahco’s verstoringen vermindert.

Ben je net even lekker op dreef word je weer gestoord, zo kom je nooit toe aan wat je vandaag had willen doen.

afgeleid of concentratie vasthouden

Snel afgeleid?

Er zijn legio aanleidingen waarom iets of iemand je afleidt van je werk. De ene keer maar kort, de andere keer kom je helemaal niet meer aan je werk toe.

Vrijwel iedereen heeft te maken met klussen waarvoor je meer geconcentreerd moet werken. Zelfs de ogenschijnlijke kleinere handelingen zoals een mail opstellen,

Eenmaal uit je concentratie duurt het gemiddeld 15-20 minuten voor je weer écht lekker in je flow zit. De kans op fouten wordt groter, dubbel werk, je haalt de deadlines niet en aan het einde van de dag ga je wellicht vermoeider naar huis dan gehoopt. Dat is jammer, want het doel is tenslotte met minder moeite meer doen.

Je kunt vanuit 2 invalshoeken naar verstoringen kijken.

1. Dweilen, ofwel symptoom bestrijden:
dit werkt effectief als het af en toe voorkomt. Niet moeilijk doen ‘gewoon oplossen’.

2. Met de Bahco de kraan dichtdraaien, ofwel de bron aanpakken:
zeker als een bepaalde verstoring vaker voorkomt is het waardevol om te onderzoeken wat de echte aanleiding is, dan krijg je blijvende oplossingen.

5 veelgehoorde afleiders en wat jij kan doen om ze te verminderen zodat je beter kunt concentreren.

1. Ad-Hoc mail afhandelen: De Pop-up is veruit de meest gehoorde verstoorder en geloof me, je merkt het pas als het weg is. Gun jezelf die rust en zet hem uit. (Outlook 2010: Bestand/opties/e-mail/ 4 vinkjes uitzetten bij ‘ontvangst van bericht’). Bundel je mail afhandeling. Als je 2-3 keer per dag je mail behandelt reageer je eigenlijk al binnen 4 uur!

2. Zoveel mail, ik kom er niet doorheen: Krijg je dagelijks zoveel mail dat je het bijna niet kunt verwerken, laat je dan niet verleiden om vaker je mail te bekijken maar ga op onderzoek uit:

  • Wie is je grootste leverancier? Sorteer je postvak in eens op de kolom ‘van’ of je verzonden items op ‘aan’. Zo zie je vrij snel met wie je het meeste mailverkeer hebt. Bespreek samen welke informatie je via mail wilt krijgen en wat je op een andere manier deelt (intranet, bila etc.).
  • Wil je echt nog alle nieuwsbrieven ontvangen? Meld je af voor alles wat je nu niet meer nodig hebt. Nog steeds veel? Maak dan een regel waardoor ze automatisch naar een aparte map gaan en je ze gebundeld kunt oppakken. Hiermee heb je gelijk een 1e prioritering gemaakt.

3. Telefoon, ondanks een afdeling die de 1e lijn opvangt:
Je situatie bepaalt welke oplossing het beste past. Zo kun je onder andere:

  • Met je collega´s afstemmen wie even een paar uurtjes uitlogt en wie de telefoon aanneemt.
  • Op je voicemail inspreken dat je binnen bv 24 uur terugbelt en wie men kan bellen als het spoed is. Tip! Bij de meeste providers kun je 2 of meer voicemail varianten inspreken. Handig als je door vrije dagen niet binnen 24 uur kunt reageren, dan activeer je variant 2.
  • Onderzoeken welke 20% van de onderwerpen of collega’s leiden tot de meeste telefoontjes en bepaal acties om te verminderen.

4. Collega’s aan je bureau:
Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen tegen een collega. Je vindt het zelf immers ook fijn als je geholpen wordt. Door 1 slag selectiever te zijn hoef je nog steeds niet tegen alles nee te zeggen. Zo kun je bijvoorbeeld:

  • Vragen bundelen op specifieke momenten als je regelmatig met dezelfde collega moet afstemmen.
  • De vraag inventariseren en dan beslissen hoeveel tijd je er nu aan wilt besteden en hoeveel op een later moment.
  • Beantwoord de vraag eens met een vraag: ‘waar heb je al gekeken’ of ‘hoe heb je het eerder opgelost’.
  • Ga eens iets verder uit elkaar zitten als jij en je buurman/vrouw vaak overleggen. Veel vragen blijken de moeite van het opstaan niet waard.
  • Moment, even dit stukje afmaken is ook een goed antwoord als je midden in een mail zit.

5. Ik hoor en zie nu eenmaal alles:
Sommige mensen zijn van naturen extra gevoelig voor prikkels, meer extern georiënteerd waardoor zij meer signalen opvangen of op dat moment iets vermoeid waardoor lastiger te concentreren. Merk je een van deze dingen gun jezelf dan bijvoorbeeld:

  • Een nét iets rustigere plaats op de afdeling.
  • Concentratie klussen op een andere plek doen. Voor sommigen is dat thuis, voor anderen in een concentratie ruimte.
  • Een collega die jou feedback geeft.
  • Een dagje rust maakt meer goed dan 2 dagen te hard werken.

Kortom, te veel verstoringen zorgt dat je minder snel tot een goed resultaat komt. Gun jezelf op tijd rust in je werkomgeving door enkele praktische tips toe te passen. Blijken de verstoringen hardnekkig te zijn, blijf niet dweilen maar los het op bij de bron. Hoe komt het dat je zoveel mail krijgt, jij alle telefoontjes en de rest ogenschijnlijk niets, de collega’s juist bij jou komen? Soms is het confronterend als je ontdekt dat je zelf de bron van de verstoringen bent, maar altijd waardevol om keuzes te maken en de regie terug te pakken over je eigen tijd.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips