Auteursarchief: Jolanda

@vermelding voor actie

@vermelding voor actie in e-mail


We zien het al vaker een @vermelding voor actie in een e-mail. Erg handig als een mail voor een hele groep belangrijk is, maar enkele specifieke acties maar voor 1 of 2 personen nodig is.

Door dan duidelijk te zetten @Jolanda of welke naam dan ook valt het meteen op.

De nieuwste versies van Outlook laten dan in je postvak-in ook een kolom vermelding zien waar een mooie blauwe @ zichtbaar is. Zo weet je dat er iets specifiek van jou verwacht wordt.

LET OP! Type de naam direct achter de @ en selecteer de voorgestelde naam uit je adresboek.

Staat de kolom vermelding er nog niet bij waardoor je de @vermelding niet ziet? Dan kun je hem zelf toevoegen, of heb je nog niet de meest recente release.

@vermelding voor actie

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp in Windows 10

Alle systemen hebben inmiddels meldingen, piepjes en pop-ups. Soms zijn ze handig, meestal halen ze je uit je concentratie. Natuurlijk kun je eerst kijken welke meldingen je uit wilt zetten. heb je daarna nog meldingen die je niet wilt zien tijdens een concentratie klus, zet dan de concentratiehulp in Windows 10 aan.

  • klik op het icoon van het actiecentrum rechts onder in je taakbalk
  • klik op het icoon concentratiehulp en kies een van de 3 opties
    • concentratiehulp uit
    • aan alleen alarmen
    • aan alleen prioriteit
  • klik je met rechts op het hulp icoon dan kun je een aantal standaard instellingen doen zoals vaste concentratie tijden. Of altijd aan zetten als je gaat presenteren met gedupliceerd scherm.

Staat je concentratiehulp nog niet in je activiteitencentrum? Klik met rechts op een willekeurig ander icoon, ga naar instellingen en kies bij ‘meldingen en acties’ welke snelle acties je wilt toevoegen of verwijderen.
Je kunt hier ook gelijk je standaard meldingen doorlopen.

concentratiehulp Windows 10

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

gefocust

Concentreren gefocust blijven in tijden van afleiding

concentrerenMails, appjes, banners, pushberichten, trending topics en kattenfilmpjes – het is tegenwoordig moeilijker dat ooit om je langer dan een paar minuten onafgebroken gefocust te blijven. Is dat een probleem? Ja, want concentratie is onmisbaar om creatief en productief te kunnen werken. Tijd voor de wetenschap om met oplossingen te komen.

Aandachtsexpert en cognitief psycholoog Stefan van der Stigchel helpt je om als winnaar uit de strijd te komen. Hij laat zien hoe concentratie werkt, maakt duidelijk hoe we ons werkgeheugen soms verkeerd gebruiken en legt de nieuwste wetenschappelijke inzichten uit. Maar bovenal geeft hij technieken waarmee je je concentratie langer vast kunt houden en dus beter gefocust blijft.

Kortom: met dit boek kies jíj wat jouw aandacht verdient.

Lees meer over dit boek

Werkplezier, adviezen, tips en ideeën

Meer plezier in je werk

 

Werkplezier, wie wil het nou niet weten hoe krijg ik meer plezier in mijn werk? Wist je dat dit eigenlijk helemaal niet zo moeilijk is?
In dit boek lees je ruim zestig praktische adviezen om beter in je vel te zitten tijdens het werk. De auteur gaat uit van drie principes: bewustwording, kiezen en handelen. Een praktische uitgave met overzichtelijke, kleine oefeningen die gemakkelijk uitvoerbaar zijn en alleen iets aan zelfdiscipline vragen door eraan te beginnen. Maar als je er eenmaal mee aan de slag bent ervaar je als snel meer werkplezier.

 

lees meer over dit boek

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of heeft bepaalde thuiswerk dagen. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet bij de feestdagen de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’. Je thuiswerkdagen kun je met de status ‘werkt ergens anders’ bovenaan in je agenda zetten.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal terugkomende taken. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook of je wel of geen Outlook herinnering wilt krijgen.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Heb je ook nog werkzaamheden in een CRM / zaaksysteem? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het frist om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!

 

doelen begin met einde voor ogen

Begin met het einde voor ogen

doelen begin met het einde voor ogen

Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.

Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.

Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden

  1. Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken

Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.

Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?

Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:

  • Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
  • Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen

Begin met het einde voor ogen 

  1. Wie of wat heb je daarvoor nodig

De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.

Haal de remmende factoren weg 

  1. Bewaak je tijd en tijdslijnen

Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?

  • Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
  • Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.

Wees zuinig op je tijd in de ochtend

  1. Niet alles kan en hoeft vandaag

Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.

Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.

Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken

  1. Maak van vooruit kijken een routine

Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.

  • Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
  • Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
  • Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
  • Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
  • Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
  • En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?

Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.

Heel veel werkplezier!

slim-email gebruik

Artikel: Slim e-mail gebruik

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk.

slim e-mail gebruik

Efficiënt e-mail verwerken

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe )vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ’tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Linq: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips