Iedereen vraagt heel de dag aandacht. Naarmate je meer in Teams werkt merk je dat ook daar de nodige meldingen komen. Daarnaast kun je instellen dat je een e-mail krijgt als er meldingen zijn. In het begin is dat handig, maar als je dagelijks vanuit Teams werkt kun je de e-mails beter uitzetten, anders heb je veel dubbel werk.
Te veel pop-ups werken ook verstorend en worden dan al snel irritant.
Hoog tijd om even 5 minuten te besteden zodat jij je meldingen in Teams goed kunt instellen.

Overigens helpt Teams je ook al door zowel de naam van het Team als het kanaal vet gedrukt te maken als er iets in staat dat je nog niet hebt gelezen. Zodra je in dat kanaal bent geweest veranderd het weer naar de standaard weergave.

Niveau 1: Meldingen bij je profiel instellen

In het menu onder je profiel foto kies je voor instellingen en meldingen om je meldingen in te stellen. Per onderdeel zoals chat, of Teams en kanalen kun je instellen wat je prettig vindt. Als je ervoor kiest dat je meldingen krijgt, kun je óók nog aangeven dat je een e-mail wilt ontvangen in Outlook.

Je moet de instellingen doen per type account dus zowel van je eigen bedrijf als van je gastaccounts bij andere bedrijven.

Soorten instellingen

Bij de verschillende onderdelen kun je meestal uit de volgende 3 opties kiezen:

Persoonlijk vind ik de banner te veel verstorend, en kies ik vrijwel altijd voor alleen weergeven in feed.

Banner en feed	Je krijgt een pop-up op rechtsonder op je bureaublad én je ziet de melding in de feed bij activiteiten staan.
Alleen weergeven in feed	Je ziet de melding bij activiteiten staan. De meldingen blijven daar 14 dagen staan. Je krijgt geen pop-up.
Uit	Je krijgt niets, je ziet veranderingen doordat de kanaalnaam vetgedrukt is.

E-mail

Als je dagelijks in Teams werkt heb je geen e-mail meer nodig, sterker nog, is het alleen maar dubbelwerk om het op beide plaatsen te behandelen. Mijn advies is dan ook, zet je e-mail bericht uit.
Let op! Als je de e-mail aanzet krijg je geen meldingen van privé kanalen.

Heb je gastaccounts waar maar af en toe iets gebeurd, dan kan het wel handig zijn om daarvoor in het begin de e-mail aan te laten.

Teams en Kanalen

De opties alle activiteiten en vermeldingen en antwoorden zijn 2 uitersten (écht alles, of alleen als jouw naam vermeld is/antwoord op jouw bericht wordt gegeven).

Bij de optie aangepast kun je zelf sturen wat je wel/niet wilt krijgen. Dit is dan ook de standaard instelling van Microsoft.

In het bovenste deel van het scherm alle teams en kanalen: gelden de meldingsopties dus ook als je een Team of kanaal verborgen hebt.

In het 2e deel van het scherm Weergegeven en vastgemaakte kanalen gaat het alleen over de Teams en kanalen die je in beeld hebt. Dus niet voor de verborgen Teams en kanalen.

Als je hier kiest dat je meldingen wilt hebben van alle nieuwe berichten, betekent het dat het niet uitmaakt of iemand een @vermelding heeft gebruikt of niet. Persoonlijk vind ik dat erg veel meldingen en zet ik deze bij voorkeur uit.

Als binnen jullie teams regelmatig een kanaal wordt vermeld omdat er van iedereen een actie wordt verwacht, dan kun je deze nog wel op algemeen weergeven in feed zetten.
Let op! je kunt ook hier de kanaal vermeldingen uitzetten, en per specifiek kanaal aangeven waarvan je wel een melding wilt (zie onder Niveau 2: kanaal meldingen)

Onderdelen Chat, Meetings, Personen en Overige

Je kunt de andere onderdelen op dezelfde manier doorlopen. Realiseer je dat een chat zowel individueel kan zijn, als ik een (vaste) groep. De instellingen die je daar doet hebben op alle chats betrekking.

Let op! bij alleen in feed knippert de Teams app wel op de taakbalk als er een melding binnen komt, maar er wordt geen pop-up meer gegeven

Bij verschillende bedrijven gebruikt de receptie ook de chat om te melden dat de bezoeker binnen is. Als zij altijd een @vermelding gebruiken wil je daar wel graag een banner van hebben.

Niveau 2: Kanaal meldingen

Als je de kanaalvermeldingen hebt uitgeschakeld (zie 2e deel van het scherm Aangepaste meldingen) kun je nog steeds op bepaalde specifieke kanalen de meldingen aan zetten.

Let op! Als je een kanaal verborgen hebt krijg je in principe ook geen meldingen meer, tenzij de afzender @jouw naam, @kanaal naam of markeren als belangrijk heeft gebruikt.

Niveau 3: Melding op gesprekken uitschakelen

Sommige gesprekken zijn zo ‘hot’ dat je in korte tijd heel veel meldingen krijgt. Wil je dat niet en kijk je over een paar dagen wel wat er allemaal in een gesprek is besproken? Zet dan op het begin van het gesprek de melding bij het gesprek uit.

Je krijgt nu alleen nog meldingen als iemand je alsnog in dat gesprek een @jouw naam stuurt.

Niveau 4: Status op niet storen

Wil je even helemaal niet afgeleid worden? Zet dan de status bij je profielfoto op niet storen. Je instellingen worden niet aangepast, maar alle meldingen worden tijdelijk gedempt tot de status weer is aangepast.

Kortom, als je even de tijd neemt om je instellingen goed te zetten creëer je heel veel rust en kun je nog beter focussen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips